Išlaidų ataskaita (apibrėžimas, pavyzdžiai) Kaip sukurti?

Kas yra išlaidų ataskaita?

Išlaidų ataskaita apibrėžiama kaip ataskaitos rūšis, kurioje dokumentuojamos verslo ar verslo darbuotojų patirtos išlaidos ir kuri gali būti tvarkoma kas mėnesį, kas ketvirtį arba kasmet.

Paaiškinimas

  • Kiekvienas mažas ir vidutinis verslas tvarko išlaidų ataskaitą.
  • Vidurinio lygio arba departamentų lygiai rengia tokias ataskaitas.
  • Ją galima suskirstyti į mažesnius padalinius, siekiant nustatyti, kuri verslo sritis ar padalinys organizacijai kainuoja daugiau.
  • Bendrovė tokias ataskaitas tvarko audito tikslais.
  • Šią ataskaitą jie pateikia verslo aukščiausio lygio vadovams. Aukščiausia vadovybė nusprendžia, kokias išlaidas atlyginti darbuotojui, o kurias ne.
  • Tada kompensuojamos išlaidos naudojamos pripažįstant apmokestinamąjį ir apskaitos pelną.

funkcijos

  • Išlaidų ataskaitą sudaro darbdavio išlaidų politika darbuotojams. Taip pat dokumentuojama kelionės ir pramogų politika, pagal kurią darbdavys darbuotojui nekompensuos išlaidų.
  • Ją prižiūri ir rengia organizacijos išlaidų ir darbo užmokesčio skyrius. Gavę darbuotojui kompensacijos ir prašymo formą, jie yra tie, kurie patikrins išsamią informaciją apie darbuotojo patirtas išlaidas, pasidalijamas pagal galiojančius pakvitavimus ir įrodymus, ir parengs išmintingą darbuotojo ataskaitą.

Kaip sukurti išlaidų ataskaitą?

Skirtingos organizacijos, veikiančios skirtingose ​​pramonės šakose, turi skirtingus metodus ir šablonus. Tačiau bet kurios organizacijos darbo užmokesčio ir išlaidų ataskaitų skyrius turėtų sukurti ir suformuluoti šiuos veiksmus:

  1. Atlyginimų skyrius turėtų turėti atitinkamų organizacijos padalinių patvirtinimus dėl išlaidų politikos.
  2. Remiantis taikoma politika, vykdantysis asmuo turėtų prisijungti prie internetinės išlaidų įrašymo sistemos arba atlikti duomenų įvedimą konsoliduotoje „Excel“ programoje.
  3. Vykdomasis asmuo turėtų įvesti išlaidų patyrimo datą.
  4. Vadovas turėtų įvesti išlaidų sumą ir paminėti taikomą pardavėjo pavadinimą.
  5. Persvarstęs įvestą informaciją, kaip minėta kvite, vadovas turėtų pateikti ataskaitą kito lygio patvirtinimui.

Išlaidų ataskaitos pavyzdys

Paimkime „ABC Inc.“ pavyzdį. Darbuotojas keliauja į aikštelę pristatyti naujo projekto. 2019 m. Sausio 23 d. Darbuotojas pateikė 200 USD maitinimo išlaidas, 100 USD viešbučio išlaidas ir įvairias išlaidas. kaina 250 USD. 2019 m. Sausio 24 d. Darbuotojas pranešė, kad išlaidos pramogoms ir filmams yra 130 USD, taip pat išlaidos maistui - 230 USD, o viešbučio - 500 USD.

Padėkite atlyginimų vadovui parengti darbuotojo nurodytų išlaidų ataskaitą.

Sprendimas:

Paruoškite išlaidų ataskaitą, kaip parodyta žemiau: -

Tai būtų rezultatai: -

Išlaidų ataskaitos stulpeliai

Stulpelius paprastai sudarytų tokia informacija:

  1. Patirtų išlaidų data.
  2. Išlaidų rūšis ar pobūdis;
  3. Pardavėjo, iš kurio buvo imtasi paslaugų ar pirktos prekės, vardas.
  4. Išlaidų sumos.
  5. Sąskaitos vadovo, kur jis turėtų būti paminėtas ir apmokestintas, vardas, pavardė.
  6. Išankstinių darbuotojų pateikimų atskaitymas ir koregavimas;
  7. Kiekvienas sąskaitos tipas turėtų būti tarpinis.
  8. Bendra visa kompensuotina suma pagal darbuotojo prašymą.

Svarba ir naudojimas

Išlaidų ataskaitos tvarkomos siekiant padidinti atskaitomybę organizacijos išlaidų įpročių prasme. Tai yra ataskaitos, į kurias būtų galima kreiptis finansinių ginčų ir audito veiklos atveju. Tinkamai prižiūrint ir reguliariai ir reguliariai atsiskaitant už šias ataskaitas, užtikrinama, kad jūsų darbuotojai sudarytų biudžetą visiškai atskaitingi, kad verslas būtų finansiškai apsaugotas ir gyvybingas.

Tokios ataskaitos verčia tiek darbuotojus, tiek darbdavius ​​atsiskaityti su verslu dėl jų vartojimo įpročių. Kai kurios išlaidos apmokestinamosioms pajamoms išskaičiuojamos pagal pajamų mokesčio įstatymus, todėl, norėdamos pasinaudoti tokiais atskaitymais, didelės korporacijos turi pateikti konsoliduotą ataskaitą šalies pajamų skyriui. Jis gali būti pateiktas kaip papildomas dokumentas kartu su visų formų taikomų išlaidų ataskaitomis mokesčių formose, kartu pateikiant mokesčius pajamų tarnybai.

Privalumai

  • Išlaidų ataskaita auditoriui leidžia lengviau patikrinti išsamią išlaidų informaciją, kaip reikalauja įmonė.
  • Tai leidžia jiems patikrinti išsamią išlaidų informaciją su darbuotojams prieinamais kvitais.
  • Tai sustiprina vidaus kontrolę.
  • Jame nurodoma, kuris išlaidų straipsnis yra kompensuojamas, o kuris neatlyginamas.
  • Rinkose yra daugybė IT programinės įrangos, leidžiančios verslui parengti, suformuoti ir pritaikyti ataskaitas.

Trūkumai

  • Jie tinka didelei korporacijai, o ne pavieniams verslininkams ir labai mažoms įmonėms.
  • Šios ataskaitos gali nesutapti su kvitais, kuriuos pridėjo darbuotojai dėl klaidų įvedant duomenis.
  • Paprasčiau tariant, ataskaitose visada pateikiami klaidingi duomenys ir apskaitos sukčiavimai.
  • Tai padidina administravimo išlaidas tvarkant daiktus ir reguliariai atnaujinant išlaidų straipsnius ataskaitų sistemoje.
  • Pagal išduotą išlaidų politiką labai sunku stebėti kiekvieną išlaidų straipsnį, jei organizacijos dydis yra labai didelis.

Išvada

Išlaidų ataskaitas galima laikyti ataskaitomis, kuriose pabrėžiama išlaidų, kurias galima kompensuoti, rūšis ir išlaidų, kurių negalima kompensuoti, rūšis. Išlaidos kompensuojamos pagal galiojančius šalies mokesčių įstatymus ir taikomą darbdavio išlaidų politiką. Tai gali būti naudinga didelėms organizacijoms, kurios kasdien patiria didžiules išlaidas ir padeda racionalizuoti bendrą procesą.

Įdomios straipsniai...