Pilna GRN forma - gauta prekė
Pilna GRN forma yra pranešimas apie gautas prekes. GRN nurodo verslo dokumentą, kurį klientas užpildo gaudamas prekes iš pardavėjo, kad patvirtintų visų prekių gavimą, kaip susitarė susijusios šalys, ir jis dažnai lyginamas su pirkimo užsakymu (PO ) prieš išduodant apmokėjimą prekių pardavėjui.
GRN ypatybės
Gamybos ir kitose organizacijose, kur organizacinis procesas apima prekių gabenimą iš vienos vietos į kitą arba gabenimą iš išorės rinkos į sandėlį, labai svarbus vaidmuo tenka prekių kvitui. Kartais apdorojimo laikas gali būti lėtas, palyginti su įprastu, kurį galima atsekti iš prekių kvito.
Viena iš svarbiausių prekių kvito pažymos savybių yra ta, kad kai prekės gabenamos į parduotuvę, parduotuvės vadovas šį dokumentą laiko įrodymu, ar prekės atitinka reikiamą kiekį, ar reikalingas kiekis, kaip parašyta pastaboje. faktiškai gaunama ar ne. Taigi prekių gavimo raštas taip pat tampa įrodymu ir tampa audito seka.
Kas turi būti įtraukta į gautų prekių pastabą?
Paprastai organizacijoje prekių kvito iš anksto atspausdintas parduotuvės skyrius. Vadovybė turėtų tinkamai juos apmokyti, atsižvelgiant į tai, ką reikia įtraukti į prekių kvito raštelį. Parengtas šis sąrašas svarbių dalykų, kurie turi būti įtraukti į GRN:
- GRN viršuje rodomas prekių tiekėjo vardas.
- Po jo nurodoma išdavimo data ir laikas bei parduotuvės skyriaus prekių gavimo data ir laikas.
- Tinkamas vietos, kur turėtų būti gabenamos prekės, ir kur prekės turėtų būti pristatytos, adresas kartu su tinkamu PIN kodu.
- Gabenamų prekių aprašymas ir kiekvienos rūšies produkto kiekis, tarifas ir prekių kaina.
- GRN pabaiga yra tiekėjo, parduotuvės vadovo ir tarnautojo, kuris turėtų priimti prekes, įgalioto personalo parašas ir vardas.
GRN procesas
GRN procesas yra toks:
- Sąskaitos ir čekio gavimas ir prekių iškrovimas į parduotuves.
- Fizinis gautų prekių skaičiaus patikrinimas kartu su prekių aprašymu.
- Jei dėl prekių ginčijamasi arba jų kiekis yra nedidelis, kreipiamasi į tiekėją ir prašoma trūkumo.
- Patikrinus kiekį, atliekamas kokybės testas.
- Challanas patvirtina ir išsiunčia jį tiekėjui.
- Atlikęs pirmiau nurodytą veiksmą, gaunantis skyrius parengs GRN 5 egzemplioriais. Jiems originalus, o likęs pirkimo skyriui, sąskaitų skyriui, vienas parduotuvės vadovui ir vienas asmeniui, pateikiančiam pirkimo paraišką.
- Remiantis ja, daromi įrašai į parduotuvių knygas.
Svarba
- Bet kuriam sąskaitų skyriui prekių priėmimo kvitas yra gyvybiškai svarbus dokumentas, nes juo siekiama apskaitos objektyvumo principo. Privaloma, kad visi įrašai į sąskaitų knygas būtų patvirtinti dokumentais.
- Be to, prieš sumokant prekes pardavėjui, prekės patikrinamos GRN. Be to, organizacijoje, norėdamas sumažinti klaidų ir sukčiavimo tikimybę, kitas turi patikrinti vieno žmogaus darbą, o vienas asmuo nedalyvauja daugiau nei 1 tęstiniame procese. Taigi dėl GRN organizacinį darbą tikrina skirtingi žmonės.
- Kadangi faktinis fizinis prekių kiekis yra tikrinamas prekių gavimo lape, mokama tik už faktiškai gautas. Taigi išvengiama neteisėto mokėjimo.
- Šis dokumentas taip pat užima svarbų vaidmenį tiekėjui. Tiekėjas, naudodamasis GRN, gali įrodyti, kad prekės išsiųstos nuo jų galo, nes GRN yra oficialus teisinis dokumentas ir gali būti priimtas kaip įrodymas teisme.
Gautos prekės ir prekių išsiuntimo žinia
Toliau pateikiami skirtumai tarp gautų prekių ir prekių išsiuntimo pastabų:
- Tiekėjo dispečerinis skyrius kelia prekių siuntimą (GDN), o pirkėjo gavėjo skyrius parengia prekių gavimo raštą.
- Be padidinto VRT tiekėjo sąskaitų skyrius negali išrašyti sąskaitos faktūros, o be GRN pirkėjo skyrius negali atlikti apmokėjimo ar įrašų į knygas.
Privalumai
Toliau pateikiami prekių, gavusių raštelį, privalumai:
- Tai yra įrodymas auditoriams ir todėl įtrauktas į audito sekos procedūras.
- GRN rodo faktinį gautą kiekį, todėl galima nustatyti didesnio mokėjimo tiekėjams praradimą.
- Tai yra pristatymo įrodymas. Tai yra teisiškai vykdomas dokumentas, kurį galima pateikti teisme.
- Logistikos komandos personalas tampa atsakingas už klaidas ar sukčiavimą, nes kiekis visada turi atitikti GRN kiekį. Tarp komandos sukuriamas atsakomybės ir budrumo jausmas.
- Didesnių firmų finansiniai skyriai gali naudoti šį dokumentą palyginimo tikslais, kiek prekių užsakyta ir kiek iš tikrųjų buvo gauta ir įrašyta į knygas.
Išvada
GRN yra santrumpa, naudojama prekėms, kurioms gautas raštelis. Kaip rodo pavadinimas, prekės gavo raštelį, patvirtinantį, kad klientas ar pirkėjas iš pardavėjo patvirtino prekių gavimą, kurį užpildo pirkėjas, kai prekės faktiškai gaunamos. Tai oficialus teisinis dokumentas ir gali būti priimtas kaip įrodymas teisme.
