Kas yra apskaitos sistema?
Apskaitos sistema yra sistema, kurią įmonės taiko registruodamos finansinę informaciją, įskaitant pajamas, išlaidas ir kitas apskaitos operacijas, ir veikia kaip svarbi priemonė, stebinti ir sekanti įmonės veiklą ir užtikrinanti sklandų verslo valdymą.
funkcijos
Žemiau pateikiamos savybės, kurias turėtų turėti apskaitos sistema.
# 1 - Patikimumas
Pateikta informacija turėtų būti patikima. Tai yra esminis bruožas. Jei šioje sistemoje įvesti duomenys nėra autentiški, rezultatai taip pat nėra patikimi. Taigi nebus įmanoma tinkamai įvertinti įmonės perspektyvų, jei tai nėra patikima.
# 2 - lengva suprasti
Tai neturėtų apimti sudėtingų formulių ir turėtų būti lengvai valdoma. Jei tai sudėtinga, buhalteris, kuris tai tvarkys, gali supainioti ir padaryti klaidų. Turėtų būti nesudėtinga suprasti, kur tiksliai įvyksta sandoris ir kokį poveikį jis turės finansinėse ataskaitose.
# 3 - palyginamumas
Vienos apskaitos sistemos parengtos finansinės ataskaitos turėtų būti panašios į kitų apskaitos sistemų parengtas finansines ataskaitas, todėl turėtų būti sudarytas „obuolių ir obuolių palyginimas“. Skaičiavimo metodika turėtų atitikti pramonės standartus, kad masė galėtų suprasti finansines ataskaitas.
# 4 - naujausia programinė įranga
Ši sistema turėtų būti pajėgi automatiškai tobulėti nuolat augančiame finansų pasaulyje. Taigi turėtų būti naudojama naujausia programinė įranga, kuri automatiškai atnaujinama. Šiandieniniame pasaulyje viskas vyksta automatizuotai, todėl ši sistema turėtų sugebėti prie to prisitaikyti.
# 5 - lengva naudoti
Apskaitos sistemomis turėtų būti lengva naudotis; neturėtų būti taip, kad darbuotojui reikia atlikti griežtus mokymus, kad suprastų sistemą. Kai tai bus lengvai suprantama visiems, tada tik kiekvienas gali pateikti idėjų, kaip tobulinti. Diagramas ir teiginius turėtų būti lengva sukurti.
Apskaitos sistemos tipai
Jie yra dviejų tipų -
# 1 - vienas įrašas
Tai neoficialus būdas išsaugoti finansinių operacijų apskaitą. Čia atskiros sąskaitos nėra atidaromos. Įrašomos tik išlaidos ir pajamos tuo metu, kai vyksta. Taigi negalima paruošti diagramų ir kitų finansinių ataskaitų iš vieno įrašo sistemos. Vienkartinį įrašą dažniausiai tvarko mažos įmonės, nes jie neturi patirties sekti naujausias sistemas, o valdžios institucijos nepriima jų mokesčių ataskaitoms teikti.
# 2 - dvigubas įrašas
Dvigubas įrašas yra tikslus ir jį naudoja visos pagrindinės organizacijos visame pasaulyje. Čia operacijos yra suskirstytos į atskiras sąskaitas, o kiekviena operacija turi dvi dalis, turinčias įtakos skirtingoms sąskaitoms. Taigi nesunku rasti klaidų, nes kiekvienas sandoris turi dvi dalis, todėl gali atsitikti taip, kad kita koja yra teisinga, o auditorius iš ten gauna paleidiklį.
Kaip tai veikia?
1 veiksmas: kai įvyksta bet koks sandoris, pvz., Pardavimas, pirkimas, išlaidos ar bet kokia operacija, tada ši operacija įrašoma tinkamuose žurnaluose. Taigi tai yra pirmasis įrašas, kurį atliekate šioje sistemoje.
2 žingsnis: Kadangi visos apskaitos sistemos dabar yra kompiuterizuotos, todėl kiekvieną kartą paskelbus žurnalą, atitinkamas įrašas teisingoje sąskaitos knygoje daromas.
3 žingsnis: Pasibaigus laikotarpiui, jis apskaičiuoja kiekvienos knygos likutį ir atitinkamai parengia finansines ataskaitas, pvz., Balansą, pinigų srautus ir kt.
Apskaitos sistemos pavyzdžiai
Kiekvienas verslas turi skirtingas sistemas, skirtas savo tikslams įgyvendinti.
1 pavyzdys - mažmeninės prekybos verslas
Mažmenininkai užsiima prekių pirkimu ir pardavimu. Taigi jų apskaitos sistema turėtų būti sutelkta į atsargų lygį ir į tai, kiek nuolaidų jie gauna ar suteikia. Taigi visa sistema turėtų būti pagrįsta skirtingais produktais ir tuo, kiek mokama ar gaunama. Tai turėtų jiems padėti tokiais santykiais kaip bendrasis pelnas, grynojo pelno marža ir kitos priemonės, kurių jiems reikia vykdant veiklą.
2 pavyzdys - rangovas
Statyboje svarbiausias veiksnys yra medžiagų sąnaudos. Taigi ši sistema turėtų būti labiau išplėtota dėl skirtingų žaliavų rūšių. Sistema turėtų sugebėti išmesti skirtingus santykius, o tai rodo kaštų judėjimą.
Komponentai
Yra keturi apskaitos sistemos komponentai. Komponentai yra etapai, padedantys operacijai nuo įrašymo iki galutinio pristatymo.
# 1 - įvesties įrenginiai
Tai įrankiai, padedantys įrašyti operaciją šioje sistemoje. Pagrindiniai įvesties įrenginiai yra klaviatūros, padėjėjų balso įrašymo įrenginiai, brūkšniniai kodai, skaitytuvai ir kt. Taigi aukščiau paminėtų prietaisų pagalba sistemoje įrašome vieną operaciją.
# 2 - procesorius
Įterpus informaciją, sistema surenka duomenis ir, jei reikia, nukreipia juos į teisingą knygą, žurnalą ar kitas diagramas. Ši veikla vadinama informacijos apdorojimu.
# 3 - saugojimas
Kai duomenys bus nukreipti į tam tikrą knygą, ši sistema turi ten saugoti duomenis. Taigi, norint atlikti šią užduotį, sistemai reikės saugyklų pagalbos.
# 4 - išvestis
Kai informacija bus surūšiuota ir parengtos galutinės ataskaitos, šiai sistemai reikės įrenginių, kurie padėtų pateikti informaciją. Taigi šis procesas atliekamas naudojant monitorių, spausdintuvą, projektorių ar kitus įrenginius.
Privalumai
- Sistemingas finansinių operacijų apskaita padeda parengti diagramas ir kitus rezultatus, naudingus priimant ekonominius sprendimus.
- Tai padeda nustatyti apskaitos sukčiavimą ir praleidimą.
- Parengta finansinė atskaitomybė padeda mokesčių ir kitiems audito tikslams.
Išvada
Apskaitos sistema padeda sistemingai fiksuoti finansines operacijas. Tai reikalinga rengiant finansinę atskaitomybę, kurią valdžios institucijos naudoja mokesčių tikslais, o investuotojai priima pagrįstus sprendimus. Tinkamos sistemos pagalba lengvai apskaičiuojami santykiai ir diagramos.
