Kas yra išlaidų valdymas?
Sąnaudų valdymas yra neatsiejama verslo valdymo dalis, veikianti remiantis įvertinimais, kai atliekama įvairi veikla, tokia kaip duomenų rinkimas, duomenų ir mechanizmų analizė, proceso įvertinimas ir pranešimai apie įvykius, kad sprendimus priimantis asmuo gali planuoti ir kontroliuoti organizacijos biudžeto reikalavimus ir tokiu būdu leisti sprendimų priėmėjui nuspręsti, ar projektą galima užbaigti per nurodytą laiką ir per nurodytą biudžetą.
Paaiškinimas
- Prieš gilindamiesi į „sąnaudų valdymo“ temą, greitai pažvelkime į „kas yra kaina“. Dabar „savikaina“ yra ne kas kita, o pastangų, medžiagų, išteklių, sunaudoto laiko (valandų ar dienų, savaičių ar mėnesių), rizikos ir galimybių išmatavimas (pinigais), gaminant ar pristatant produktą. Tai reiškia, kad tai yra suma, kurią sumokėjo ar atsisakė už ką nors įsigyti.
- Grįžtant prie temos, tai yra įvairių sąnaudų, susijusių su produkto gamyba ar paslaugos teikimu, valdymas.
- Valdymo proceso tikslas yra ne sumažinti išlaidas, o sumažinti išlaidas tik tol, kol nekenkiama produkto kokybei.
funkcijos
- Planavimas: Čia sudaromas planas arba tikslų rinkinys. Ši sistema apima biudžetus, standartus ar sąmatas.
- Bendravimas: Čia apie aukščiau parengtą planą pranešama tiems, kurie iš tikrųjų ketina įgyvendinti planą.
- Motyvacija: Čia įvertinamas plano veikimas.
- Vertinimas: Palyginamas su iš anksto nustatytais tikslais ir faktiniu rezultatyvumu.
- Sprendimų priėmimas: čia imamasi taisomųjų veiksmų arba peržiūrimas tikslų rinkinys, atsižvelgiant į užduoties reikalavimą.
Procesas
# 1 - išteklių paskirstymas
Čia mes nustatome būsimus išteklių poreikius, priklausomai nuo darbo apimties. Pagrindiniams tikslams pasiekti reikalingi tokie ištekliai kaip fiziniai, finansiniai, žmogiškieji ir informacija. Daugeliu atvejų žmogiškieji ištekliai yra nepaprastai svarbūs. Kita vertus, nedaugeliui užduočių reikia naudoti medžiagas ir eksploatacines medžiagas. Tačiau nedaug užduočių gali atlikti automatizuoti įrankiai, kuriems gali nereikalauti jokio žmogaus įsikišimo.
# 2 - išlaidų įvertinimas
Tai numatomų išteklių kiekio, išlaidų ir kainos numatymas. Tai apima įvairius metodus, kai nefinansinė informacija apie projektą paverčiama finansine informacija. Tokie rezultatai pirmiausia naudojami kaip sąnaudos planuojant ir analizuojant bendras projekto išlaidas.
# 3 - išlaidų planavimas
Tai yra dalis išlaidų apskaičiavimo. Tačiau planuojant išlaidų biudžetą bendros išlaidos priskiriamos sąnaudų sąskaitoms. Tada sąnaudų sąskaitos yra laikomos pagrindu sąnaudų kontrolei palyginti. Be to, išlaidų sąskaitos turi antrinį tikslą, ty remti sąnaudų apskaitos procesą. Kiekvieną kainą reikia numatyti iš anksto, nes gamybos procesas yra ribotas. Svarbu atsižvelgti ir į pinigų srautų suvaržymus.
# 4 - išlaidų kontrolė
Skirtumams palyginti ir įvertinti naudojamas aukščiau pateiktas pagrindas (ty sąnaudų sąskaitos). Analizuojami skirtumai, kad būtų galima paimti kuo mažesnes išlaidas, nepakenkiant galutinio organizacijos produkto kokybei. Išlaidos ir spektakliai yra stebimi, palyginti su projekto pažanga. Remiantis skirtumais, imamasi tinkamų ir taisomųjų veiksmų, kad būtų išvengta biudžeto viršijimo. Kai susidaro faktinės išlaidos, sąnaudų kontrolės mechanizmas padeda analizuoti dispersijas.
# 5 - Palyginimas
Lyginamoji analizė reiškia minimalų tikslą, kurį reikia pasiekti. Lyginamieji indeksai yra ne kas kita, o įrašai apie geriausiai atliktą veiklą ar užduotis ar žmones. Lyginamasis indeksas padeda padidinti bendrą projekto našumą ir taip padidinti projekto vertę. Lyginamuosius standartus taip pat galima pakeisti dviem projektais, kai vienas iš projektų yra baigtas visais reikšmingais aspektais.
Sąnaudų valdymo metodika su pavyzdžiais
Pažvelkime į šias technikas su pavyzdžiais:
Šie metodai naudojami sąnaudų valdymui. Paimkime tikslinių kaštų pavyzdį, kaip nurodyta toliau:
Bendrovė nori pristatyti naują produktą pavadinimu „DD“ (franšizės gavėjas). Iš franšizės gavėjo savininko įmonė privalo sumokėti 15% honorarą nuo pardavimo kainos. Laukiama pardavimo kaina = 100 USD už prekę, o pelno procentas yra 25% nuo pardavimo kainos. Išsami informacija apie išlaidas yra tokia:
Klausimas yra tikslinių išlaidų ir galimo išlaidų sumažinimo nustatymas.
Sprendimas
- Apskaičiuokite tikslinę kainą
- Apskaičiuokite faktinių išlaidų struktūrą
- = 63-60
- = 3
Taigi tikimasi, kad pagal tikslinių išlaidų valdymo metodiką įmonė sumažins išlaidas, sumažindama gamybos išlaidas tik 3 USD.
Veiksniai, turintys įtakos sąnaudų valdymui
- Informacinių technologijų augimas
- Pasaulinė ir bendra vidaus konkurencija
- Aptarnavimo ir gamybos sektorių augimas
- Pasaulio konkurencingumo augimas
- Paslaugų sektoriaus augimas
- Apribojimų teorija, naudojama kritinių išteklių identifikavimui
- Dėmesys klientui
- Naujų produktų tyrimai ir plėtra
Svarba
Joe Bidenas teisingai pasakė: „Nesakyk man, ką tu vertini, parodyk man savo biudžetą ir aš tau pasakysiu, ką tu vertini“.
- Taigi, nė vienas projektas neprasideda nepadėjus biudžeto. Apie projekto sėkmę lemia tai, kaip tinkamai buvo įgyvendintos projekto išlaidos. Gali atsitikti taip, kad projektas gali būti neįvykdytas neviršijant projekto išlaidų. Tai reiškia, kad projekto išlaidos galėjo būti viršytos, o jei taip atsitiks, tai, žinoma, laikoma projekto nesėkme. Taigi svarbu teisingai įvertinti kainą.
- Jei pradinis taškas, ty planavimas ir įvertinimas, suklysta, kiti punktai nėra naudingi. Be to, išlaidų mažinimo įgyvendinimas nesusitelkus į jo valdymą nebus tinkamas.
Sąnaudų valdymo ir išlaidų kontrolės skirtumai
Yra tam tikras skirtumas tarp „nurodymų komandai“ ir „vadovavimo komandai“. Ar suprantate, kaip skiriasi kiekvienos komandos reikalai? Panašaus tipo skirtumas atsiranda kaštų valdyme ir išlaidų kontrolėje. Atrodo, kad abu yra vienas kito sinonimas. Tačiau jie nėra. Yra skirtumas tarp išlaidų valdymo ir išlaidų kontrolės.
# 1 - sąnaudų valdymas
Kaip paaiškinta anksčiau, jis daugiausia susijęs su etapiniais procesais, kurių metu labai svarbu planuoti ir kontroliuoti projekto biudžetą. Daugiausia dėmesio skiriama tam, kad visi dalykai neviršytų patvirtinto biudžeto. Viskas prasideda nuo pradinio planavimo etapo ir baigiasi veiklos vertinimu baigus projektą.
2 - išlaidų kontrolė
Kita vertus, kaštų kontrolė kelia didžiausią susirūpinimą dėl tinkamų veiksmų vykdymo siekiant sumažinti produktų kainą. Analizuojami skirtumai, siekiant stebėti išlaidas ir rezultatus. Remiantis analize, reikia imtis atitinkamų veiksmų. Sąnaudų kontrolė susijusi su tuo, kas turi būti padaryta, kas padaryta, kas dar turi būti padaryta, įgyvendinant korekcinius veiksmus ir tikrinant korekcinius veiksmus. Taigi, jei pastebite, išlaidų kontrolė yra orientuota į projekto ribojimą vykdymo etape, tačiau jo efektyvumą apskaičiuoja išlaidų valdymo procesai.
Privalumai
- Tai padeda kontroliuoti konkretaus projekto išlaidas ir taip pat kontroliuoja visas verslo išlaidas.
- Galima numatyti būsimas išlaidas ir išlaidas. Taigi numatomas pajamas galima lengvai apskaičiuoti.
- Iš anksto nustatytos išlaidos gali būti traktuojamos kaip verslo įrašai.
- Tai padeda atlikti tuos veiksmus, kurių reikia norint užtikrinti, kad ištekliai ir verslo operacijos atitiktų iš anksto nustatytus tikslus ir tikslus.
- Tai padeda analizuoti ilgalaikes verslo tendencijas.
- Faktines patirtas išlaidas galima palyginti su biudžetu, kad sužinotumėte skirtumus. Šie skirtumai padeda nustatyti, ar išlaidos viršija daugiau, nei buvo tikėtasi.
- Taip pat nagrinėjami išoriniai konkurencijos veiksniai, rinkos augimas, klientų reikalavimai, produkto kokybė, paslaugų teikimas ir kt., O ne tik sąnaudų mažinimas.
- Tai padeda diferencijuoti produktus ir sumažinti išlaidas.
- Tai taip pat nurodo nuolatinį tobulėjimą, kad būtų užtikrintas aukščiausios kokybės produktas.
Išvada
Valdymas turi savo svarbą kiekvienu mūsų gyvenimo aspektu. Galų gale viskas priklauso nuo to, kas tvarko dalykus. Vadinasi, valdymas taip pat yra labai svarbus atsižvelgiant į projekto išlaidas. Tai turi didesnę reikšmę nei išlaidų kontrolė ar išlaidų mažinimas. Šie metodai padeda lengvai pasiekti minėtą tikslą.
