Kas yra „Excel“ informacijos suvestinė?
„Excel“ informacijos suvestinė yra patobulinta duomenų vizualizavimo forma. Tai suteikia įžvalgų ir analizę, kuri padeda priimti sprendimus. Tai padeda planuoti ir pasiekti verslo tikslus visoje organizacijoje. Be to, „Excel“ informacijos suvestinių kūrimo duomenų šaltinis gali būti skaičiuoklės, teksto failai, tinklalapiai, organizacinė duomenų bazė.
„DashBoards“ tipai programoje „Excel“
- Strateginės informacijos suvestinės - stebėti KPI (pagrindinius veiklos rodiklius). Organizacijose naudojamas pagrindiniams sprendimams priimti, verslo galimybėms, sutelkti dėmesį į būsimą įmonės augimą ir prognozavimą, pvz. (Mėnesio, ketvirčio ir metų pardavimai)
- Analitinės informacijos suvestinės - padeda nustatyti arba nustatyti dabartines ar būsimas tendencijas.
- Veiklos informacijos suvestinės - kas vyksta organizacijoje? Stebėkite įmonės veiklą, veiklą ir įvykius.
- Informacinės informacijos suvestinės - jis pagrįstas faktais, skaičiais ir statistika. Pvz., Žaidėjo profilio ir pasirodymo informacijos suvestinė, skrydžių atvykimo / išvykimo informacijos prietaisų skydelis oro uostuose.
Įrankiai, naudojami kuriant „Excel“ informacijos suvestinę
- „Excel“ lentelės, diagramos, „Pivot“ lentelės ir diagramos, „Excel“ pjaustyklės, laiko juostos, sąlyginis formatavimas (duomenų juostos, spalvų skalė, piktogramų rinkiniai), pavadinti diapazonai „Excel“, duomenų patvirtinimas „Excel“, „Sparklines“ „Excel“, makrokomandos, automatinės formos ir prietaisų skydelis raštai.
- Interaktyvūs valdikliai - slinkties juosta „Excel“, radijo mygtukas, žymimasis laukelis, „Excel“ išskleidžiamasis sąrašas.
- „Excel“ formulės, tokios kaip SUMIF „Excel“, „OFFSET Excel“, „COUNT“, „VLOOKUP“, „INDEX MATCH“ ir kitos formulės.
Pastaba: Prieš pradėdami dirbti su prietaisų skydeliais, turite rasti ir pašalinti pasikartojančias kopijas, ištrinti priekinius, galinius ar dvigubus tarpus ir pašalinti tuščius duomenis bei klaidas neapdorotų duomenų faile
Kaip sukurti informacijos suvestinę programoje „Excel“? (su pavyzdžiais)
1 pavyzdys - lyginamoji informacijos suvestinė (dviejų įmonių pardavimo rezultatai)
Neapdoroti duomenys. Turiu dviejų farmacijos kompanijų duomenis su mėnesio ir ketvirčio pardavimų duomenimis. Turiu tai pateikti ir palyginti „Pharma Company“ pardavimų rezultatus per mėnesį ir ketvirtį palyginamojoje informacijos suvestinėje.
- 1 žingsnis: nukopijuokite žmonijos pardavimo duomenų diapazoną pirmame stulpelyje, mėnuo - antrame stulpelyje ir „Ajantha pharma“ pardavimo duomenų diapazonas trečiame stulpelyje.
- 2 žingsnis: Pasirinkite visą duomenų diapazoną ir padidinkite eilučių aukštį ir ilgį klavišu „ Alt + HOH“ , ty nuo 15 iki 25, kad geriau atrodytų spalvotos duomenų juostos.
- 3 žingsnis: Dabar pasirinkite žmonijos pardavimo duomenų diapazoną nuo sausio iki gruodžio, dabar eikite į sąlyginį formatavimą skirtuke Pagrindinis, pasirinkdami duomenų juostas ir duomenų juostose, pasirinkite daugiau duomenų juostos taisyklių.
- 4 žingsnis: pasirodys naujas formatavimo taisyklių langas; mūsų pardavimo duomenų diapazonas yra nuo 0 iki 9000, todėl skiltyje „redaguoti taisyklės aprašą“ pasirinkite tipą kaip skaičių ir įveskite didžiausią vertę, ty 9000.
- 5 žingsnis: Juostos išvaizdoje pagal spalvų parinktis pasirinkite savo pasirinktą spalvą, nes duomenys yra dešinėje pusėje, todėl pagal juostos kryptį pasirinkite iš dešinės į kairę.
- 6 žingsnis: Jei nenorite, kad pardavimo duomenys būtų rodomi spalvotose duomenų juostose, pasirinkite arba spustelėkite tik parodymo juostą. Spustelėkite gerai. Dabar galite matyti, kad kiekvienoje pardavimo duomenų eilutėje kas mėnesį rodomos spalvotos duomenų juostos.
- 7 veiksmas: atliekami panašūs veiksmai atliekant „Ajantha pharma“ pardavimo duomenis, reikia pakeisti tik juostos kryptį, parinktį, ty iš kairės į dešinę (Kadangi duomenys yra kairėje pusėje)
Pastaba: šie veiksmai vienu metu taikomi ketvirčio pardavimo duomenims; Be to, redaguojant taisyklės aprašą su kita spalvų juosta reikia pakeisti tik maksimalaus skaičiaus parinktį į 25000.
Pardavimų duomenyse galite patikrinti įmonės pažangą kas mėnesį ir kas ketvirtį.
Be duomenų juostų, pagal prietaisų skydelio reikalavimą taip pat gali būti naudojamas kitas žemiau paminėtų palyginimo rodiklių tipas.
2 pavyzdys - sukurkite „Sales Performance Excel“ informacijos suvestinę naudodami „Pivotchart & Slicer“ objektą
Naudodami „PivotChart“ ir „Slicer“ objektus, sukursime „Excel“ informacijos suvestinę, kurioje galėsite lengvai apibendrinti kiekvieno atstovo pardavimo duomenis.
Žemiau paminėtuose duomenyse pateikiama pardavimo informacija pagal datą, pardavėją ir regioną.
- 1 veiksmas: sukurkite lentelės objektą
Iš pradžių duomenų rinkinys konvertuojamas į lentelės objektą; tai galima padaryti spustelėjus duomenų rinkinį, tada spustelėkite skirtuką Įterpti, tada pasirinkite Lentelę.
Parodomas lango sukūrimo langas, kuriame rodomi duomenų diapazonai ir antraštės, ir spustelėkite Gerai.
Sukūrus lentelės objektą, jis rodomas taip, kaip minėta toliau.
- 2 žingsnis: pasukama lentelė
Informacijos suvestinėje turime apibendrinti kiekvieno atstovo pardavimo duomenis pagal regionus ir kas ketvirtį. Todėl turime sukurti dvi „PivotTables“.
- Norėdami sukurti pardavėjui sukamą lentelę pagal regioną.
Objekte Lentelės spustelėkite duomenų rinkinio viduje, spustelėkite skirtuką Įterpti, tada pasirinkite „Excel“ lentelę „Pivot“ ir spustelėkite Gerai. „PivotTable“ laukų sritis rodoma kitame lape.
„PivotTable“ laukų srityje nuvilkite pardavėją į eilutę, regionas į stulpelius ir pardavimas į vertybes.
Pardavėjui sukurta „Pivot“ lentelė pagal regioną.
Panašiai sukurkite antrąjį „PivotTable“ taip pat.
- Norėdami sukurti pardavėjui sukamą lentelę pagal datą arba kas ketvirtį.
Vilkite datą į eilutės skiltį, pardavėjas į skiltį „Stulpeliai“ ir pardavimas į skiltį „Vertybės“
Pardavėjui sukurta „Pivot“ lentelė pagal datą.
Čia mes norime apibendrinti duomenis kas ketvirtį; jų datas reikia sugrupuoti kaip „ketvirtį“. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį langelį stulpelyje Eilių etiketės ir pasirinkite Grupuoti.
Rodomas grupavimo skirtukas su pradžios data ir pabaigos data; sąraše BY panaikinkite „Mėnesiai“ (numatytoji reikšmė) ir kitų pasirinkimą; dabar pasirinkite tik ketvirčius, jis pasirenkamas mėlyna spalva, tada spustelėkite Gerai.
Grupavus į ketvirtį, duomenys rodomi taip, kaip nurodyta toliau.
- 3 žingsnis: sukimosi diagrama
Čia mes turime pagrįsti „PivotChart“ ant kiekvienos sukurtų abiejų lapų sukimo lentelių.
- Eikite į „Pivot“ lentelę, sukurtą „Pardavimų pagal regioną“ lapui, spustelėkite „PivotTable“ viduje, namų skirtuke „Analizuoti“ pasirinkite „PivotChart“.
Pasirodys įterpti diagramą iššokantis langas toje „Pasirinkimo juostoje“, po kuria pasirinkite „Susitelkę juostos diagramą“.
Rodoma „Pardavimų pagal regioną“ suvestinė diagrama.
Čia galite paslėpti regioną, pardavėją ir pardavimo sumą sukimo diagramoje spustelėdami dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite slėpti „legendos lauko mygtukai diagramoje“, kad šie trys laukai nebūtų rodomi diagramoje.
- Panašiai, suvestinė diagrama taikoma ir puslapyje „Pardavimai pagal ketvirčius“, kur galite pasirinkti skritulinę diagramą ketvirčio pardavimo duomenims. Čia taip pat galite paslėpti tuos 3 laukus.
Sukurta „Excel“ diagramų skiltis „Pardavimai pagal ketvirtį“.
- 4 žingsnis: pjaustyklės
Norėdami patikrinti kiekvieno pardavėjo rezultatus pagal regiono duomenis ir ketvirčio duomenis, pjaustyklės jums padės
- Eikite į analizės skirtuko lapą „Pardavimas pagal regioną“. Filtrų grupėje spustelėkite Įterpti pjaustyklę.
Atsidarys langas „Įterpti pjaustytuvus“, tame pasirinktame lauke „Regionas“ ir spustelėkite Gerai.
Pagal regioną atsiras pjaustyklė.
Panašiai galite pridėti pjaustyklių lape „Pardavimas pagal ketvirtį“, taip pat skirtuke „Analizuoti“. Filtrų grupėje spustelėkite Įterpti pjaustyklę. Pasirinktame pardavime pasirodys langas „Įterpti pjaustytuvus“. Spustelėkite Gerai.
Pasirodys „Sales_Person“ pjaustyklė
- 5 žingsnis: informacijos suvestinė
Sukurkite naują lapą pavadinimu „Sales_DashBoard“. Norėdami geriau matyti „Excel“ prietaisų skydelį, pažymėkite arba pašalinkite tinklelio linijas tame lape skirtuko Pagrindinis rodinio parinktyje.
Nukopijuokite šiuos objektus, ty sukamą diagramą ir pjaustyklę iš abiejų lapų į „Sales_DashBoard“ lapą. Dabar galite analizuoti pardavimo duomenis pagal regionus ir atskirus pardavėjus.
Tarkime, kad norite, kad pardavimo vertės būtų rodomos duomenų juostose arba skritulinėse diagramose. Jį galite pridėti spustelėdami duomenų juostas arba skritulines diagramas ir pasirinkdami „Pridėti duomenų etiketes“.
Ką reikia atsiminti
- Pagrindinė įmonės pardavimų, finansų, produktyvumo ir kitų kriterijų stebėjimo metrika
- Informacijos suvestinė padeda nustatyti organizacijos tikslus
- Naudodamiesi „Excel“ informacijos suvestine, galite nustatyti neigiamas tendencijas ir nedelsdami jas ištaisyti
- Tai padeda įvertinti darbuotojo efektyvumą pagal darbo našumą ir našumą
