Valdymo audito apibrėžimas
Valdymo auditas reiškia „valdymo auditą“, kuriame įvairūs įrankiai naudojami siekiant įvertinti valdymo rezultatus ir pažangą siekiant geriausių sprendimų priėmimo proceso. Čia dėmesys sutelkiamas į vadovybės „sprendimų priėmimo kokybę“ , užuot susitelkus į veiklos aspektus.
Valdymo audito tikslai
# 1 - tinkamų strategijų nustatymas
Komanda turi užtikrinti vadovybės gebėjimą, ar ji turi tinkamas strategijas, kad gautų reikiamą informaciją, kad būtų galima geriau priimti sprendimus, komanda taip pat užtikrina, ar surinktų duomenų pakanka be vargo organizacijos tikslams pasiekti. Paprastai strategijos yra raktas norint pasiekti bet kokios rūšies įstaigos tikslus.
# 2 - būtinos vidaus kontrolės įgyvendinimas
Audito grupė turėtų patikrinti organizacijos vidaus kontrolės veiksmingumą, kad būtų pašalinti valdymo trūkumai. Jei įgyvendintos vidaus kontrolės priemonės nėra pakankamai veiksmingos, tai sukels nereikalingų problemų šiame procese.
Pavyzdys: Bendrovės kompensavimo politikoje pirmiausia buhalteris patikrina dokumentus, o tada vyresnysis buhalteris peržiūrės tuos pačius dokumentus. Galiausiai kasininkas sumoka grynuosius pinigus, o tai užtikrina trigubą operacijos patikrinimą. Čia vidaus kontrolė yra tokia stipri, kad išvengiama manipuliavimo grynaisiais.
# 3 - laiku parengta ataskaita
- Valdymo audito grupė turėtų patvirtinti, ar vadovybė tinkamai valdė ataskaitas generuoti ir pateikti laiku.
- Ataskaitų generavimas bus vadinamas pagrindine klaidų nustatymo priemone. Kartais jis taip pat veiks kaip informatorius, norėdamas kontroliuoti didesnes klaidas proceso metu.
- Paprastai audito ataskaitos turėtų reguliariai gerinti tobulinimo valdymą.
Valdymo audito planas ir vykdymas
Toliau pateikiami planavimo ir vykdymo veiksmai -
# 1 - Tinkamo personalo paskyrimas
Atliekant auditą, turėtų būti paskirtas tinkamas asmuo, kuris vykdytų planą pagal valdymo auditą. Tinkama ta prasme, kad jis turi būti profesionaliai kvalifikuotas, išmanantis ir patyręs atlikti audito planą be neaiškumų.
# 2 - Audito programos rengimas
- Reikiamų dokumentų rinkimas
- Politikos ir procedūrų vertinimas
- Strategijos stebėjimas
- Knygų ir kitų patvirtinančių dokumentų tikrinimas
- Tyrinėkite naudodami turimą informaciją
- Užklausos su štabu / komanda
- Stebint vidaus kontrolę
- Bandomasis operacijų ir jų rezultatų patikrinimas
- Mokslinio metodo vertinimas ir peržiūra (jei reikia)
- Rengiant ataskaitas su sprendimais
# 3 - mokymo programa
Prieš atliekant auditą, komandai turi būti suteiktas tinkamas mokymas.
Pavyzdys: statybos pramonės valdymo auditas reikalavo tam tikro tipo vertinimo įgūdžių ir technikos, kurie turi būti pateikti prieš vykdant.
# 4 - laiko susirūpinimas
Kiekvienas audito programos planas turi būti vykdomas tinkamu laiku, kad būtų gauti tikslūs jos rezultatai.
Pavyzdys: stebint gamybos procesą galima nustatyti įprastą ir nenormalų švaistymą, kuris turėtų būti vykdomas proceso metu.
# 5 - audito dažnumas
Auditas turėtų būti atliekamas dažnai, kad būtų išvengta klaidų, įvykusių priimant sprendimus.
Dažnumas gali būti nustatomas atsižvelgiant į verslo pobūdį, taip pat į tai, atsižvelgiant į verslo ir jo sandorių supratimo trukmę
# 6 - Ataskaitos su sprendimais
- Paprastai audito ataskaita susideda iš klaidų, kurios pertraukia vadovybę tinkamai priimti sprendimus.
- Komanda turėtų pateikti savo išvadas ir reikalingus sprendimus problemoms įveikti.
- Kiekvienoje ataskaitoje turėtų būti pateikta išsami jos pasekmių ateityje analizė.
Pavyzdys
„M / s ICI“ informacinių technologijų tarnybos susiduria su daugybe problemų užbaigdamos savo projektus laiku, ir dėl patirtų vilkinamų valdymo sprendimų bei susijusių procesų jos patyrė didžiulius nuostolius. Jie neseniai paskyrė auditorių, kuris atliks valdymo ir jų sprendimų priėmimo proceso auditą.
Remiantis auditu, pateikiamos šios išvados:
- Nėra tinkamos vadovybės vidaus kontrolės, kad projektai būtų užbaigti laiku;
- Nėra tinkamo bendravimo su klientais, kad projektai būtų užbaigti laiku;
- Nėra vadovybės ir komandų koordinavimo siekiant užbaigti projektus.
- Nėra tinkamos vidaus kontrolės ataskaitų generavimo programinės įrangos;
Pirmiau minėtos išvados bus pašalintos, kad ateityje gautume gerų atsiliepimų.
Privalumai
- Tinkama strategija Parengimas ir formavimas tikslams pasiekti.
- Tinkamas vidinių valdiklių išdėstymas efektyviam sprendimų priėmimui;
- Valdymo sprendimų priėmimo proceso tobulinimas;
- Valdymo trūkumams įveikti.
- Tinkamų žmogiškųjų išteklių panaudojimas.
- Klaidų ištaisymas už mažiausią kainą ar mažesnę žalą;
- Venkite nenormalaus išteklių, tokių kaip vyrai, medžiagos, pinigai ir mašinos, švaistymo.
- Laiku gauti rezultatai nedelsiant.
Vadybos audito atlikimo sunkumai
- Investicijų ir technologijų trūkumas. Paprastai pasiūlymai gali apimti dideles investicijas į 4M išteklius, tokius kaip „Vyrai“, „Mašinos“, „Medžiagos“ ar „Pinigai“, kurie bus aktualūs daugumai organizacijos. Kartais klasikinį procesą gali tekti pakeisti atnaujinus technologiją. Vis dėlto organizacijos vadovybei ar darbuotojams gali kilti problemų atlikti naujus arba reikalingus atnaujinimus.
- Trūksta valdymo palaikymo pokyčiams - organizacijos vadovybei gali kilti sunkumų pereinant nuo klasikinio proceso prie naujausio dėl daugelio priežasčių.
- Darbuotojų elgesys kartais yra problema vykdant audito planą, nes jie gali nesutikti pateikti faktinės audito informacijos diskusijų, interviu ar paklausimų metu. Jie naudojasi manydami, kad jų klaidos paaiškės audito proceso metu, jei pateiks visą auditui reikalingą informaciją.
- Kova su aukščiausia vadovybe - tai taip pat problema tam tikrose situacijose, kai vyresnioji vadovybė priešinsis audito procesui.
Išvada
Audito ataskaitos išvados ir rekomendacijos turėtų duoti geresnių rezultatų organizacijai, tuo pačiu būdu išvados taip pat turėtų būti pateikiamos geresnėmis sąlygomis, o tai turėtų vengti tolesnių vadovybės konfliktų. Išvadų rekomendacijos gali būti vykdomos abipusiu audito grupės ir aukščiausios vadovybės supratimu, kad įmonė būtų sėkminga.
Galų gale audito sėkmė bus grindžiama dalyvaujančiu ir draugišku požiūriu, o ne daugiausia dėmesio skiriama tik darbuotojų ar vadovybės priekabiavimui už jų klaidas.
