„Excel“ projekto valdymo šablonas
Projektų valdymas yra vienas iš svarbiausių vaidmenų bet kurioje organizacijoje. Negalite tiesiog stebėti visų projekto veiklų tiesiog rankomis; jums reikia programinės įrangos, kuri padėtų jums geriau valdyti projektą.
„MS Excel“ yra viena iš tos programinės įrangos, kuri gali padėti sekti projekto būseną naudodama lengvus šablonus. Šiame straipsnyje mes tik parodysime, kaip naudoti „Excel“, kad parengtumėte „Excel“ projektų valdymo šablonus.
Kaip naudoti „Excel“, norint paruošti projektų valdymo šablonus „Excel“?
Toliau pateikiami pavyzdžiai, kaip paruošti „Excel“ projekto valdymo šablonus.
1 pavyzdys - „Excel“ projekto valdymo šablonas naudojant Ganto diagramą
Ganto diagrama yra viena iš tų „Excel“ diagramų, kuri yra labai naudinga peržiūrint projekto užduotis, dabartinę būseną pagal nustatytus standartus.
Kai projektas yra parengtas ir veikia po savaitės, kai projekto vadovas nori sužinoti projekto būseną, nesvarbu, ar jis atitinka, ar ne. Nuo projekto pradžios iki projekto pabaigos kiekviename etape galite sekti projekto etapus.
Tarkime, kad esate renginių organizavimo įmonė ir ėmėtės labai svarbaus projekto, kuris jums yra labai pelningas. Tačiau vienintelis dalykas yra tai, kad jums reikia atlikti užduotis pagal organizatorių pateiktą darbotvarkę. Apsvarstykite žemiau pateiktą organizatorių pateiktą darbotvarkę.
Dabar sukurkime „Excel Gantt“ diagramą, kad galėtume stebėti visas veiklas.
1 žingsnis: Pasirinkite Tik pradžios laikas ir įterpkite stulpelių juostos diagramą. Eikite į skirtuką INSERT ir įdėkite „Stacked Bar Chart“.
2 žingsnis: Dabar jūsų diagrama turi atrodyti taip.
3 žingsnis: Dabar dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diagramą ir pasirinkite Pasirinkti duomenis.
4 žingsnis: Dabar, žemiau esančiame lange, pasirinkite Pridėti.
5 žingsnis: Žemiau esančiame lange serijos pavadinime pasirinkite minutes, o serijos vertei pasirinkite duomenis iš C2: C14. Spustelėkite Gerai.
6 žingsnis: Žemiau esančiame lange dešiniojoje pusėje pasirinkite „Redaguoti“ mūsų horizontalių ašių etiketes.
7 žingsnis: Dabar kaip užduotis pasirinkite horizontalias vertes. Spustelėkite Gerai.
8 žingsnis: Dabar jūsų diagrama turėtų atrodyti taip.
9 žingsnis: Turime padaryti tam tikrą formatavimą, kad jis atrodytų geriau. Pasirinkite horizonto serijos vertes, ty laiko vertę. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite „Axis“ formatavimą.
Ašyje formatavimas taikomas žemiau reikšmių.
10 žingsnis: Dabar laiko formatas diagramoje atrodys taip.
11 žingsnis: Pasirinkite mėlynos spalvos juostas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite, formatuokite duomenų serijas.
12 žingsnis: Eikite į UŽPILDYTI ir pasirinkite NĖRA PILDYTI.
13 žingsnis: Dabar kavos spalvos juostos ir spustelėkite duomenų formato formatą, eikite į PILDYTI ir pasirinkite skirtingas spalvas pagal savo norus.
Jūsų diagrama yra pasirengusi perimti užduotį ir dabar galite geriau valdyti projektą.
2 pavyzdys - pardavimo ciklo stebėjimo pavyzdys
Dabar pamatysime, kaip sukurti „Excel“ pardavimo ciklo stebėjimo priemonę. Apsvarstykite toliau pateiktus šio pavyzdžio duomenis. Duomenys apima pardavimo pradžios datą, pabaigos datą, tikslą, atliktų dienų skaičių, dabartinius pasiekimus ir skirtumus bei daugelį kitų dalykų.
1 žingsnis: Pirmiausia paminėkite tikslinius ir dabartinius pardavimus. Pateikite dispersijos vertę, ty Tikslinė ir Dabartinė.
2 žingsnis: Dabar pasiekite projekto užbaigimo%.
3 žingsnis: Dabar paminėkite pardavimo pradžios datą ir pabaigos datą.
4 žingsnis: kai tai bus pasiekta, grynosios darbo dienos tarp pradžios ir pabaigos datos.
5 žingsnis: Dabar gaukite tikslą per dieną padalydami tikslą iš galimų dienų skaičiaus.
6 žingsnis: Dabar, eikite į dabartinę datą, pritaikydami „Excel“ formulę TODAY.
7 žingsnis: Dabar apskaičiuokite dienos pabaigą nuo pradžios datos iki dabartinės datos.
8 žingsnis: pasiekite pagal dienos tikslą, kokios turėtų būti dabartinės pajamos.
9 žingsnis: Dabar apskaičiuokite iki šiol pasiektą dienos vidurkį.
10 žingsnis: Apskaičiuokite, ar vidutinė pardavimo tendencija tęsis likusį projektą, kokios būtų galutinės pajamos.
11 žingsnis: Dabar pasiekite pasiektą procentą, jei ta pati tendencija išliks.
Dabar mes baigėme skaičiavimo dalį. Naudodamiesi tuo, sukurkime keletą vaizdinių „Excel“ diagramų, kurios gali padėti mums stebėti projektą tiesiog žiūrint į diagramą.
1 žingsnis: Pirmiausia sukurkime paprastą stulpelių diagramą. Pasirinkite langelį B6 ir sukurkite stulpelių diagramą.
2 žingsnis: Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diagramą ir pasirinkite Pasirinkti duomenis.
3 žingsnis: Dabar spustelėkite PRIDĖTI.
4 žingsnis: Dabar, žemiau esančiame lange, nieko nepasirinkite, tiesiog paspauskite Gerai.
5 žingsnis: Dabar turime tokią diagramą.
6 žingsnis: Dabar pasirinkite juostą ir spustelėkite „Format Data Series“. Dešinėje pusėje pamatysite dialogo langą Formatuoti duomenų seriją.
7 žingsnis: padarykite, kad serija sutaptų iki 100%.
8 žingsnis: Dabar abu stulpeliai sutampa, o diagrama atrodo taip.
9 žingsnis: Dabar pakeiskite raudonos juostos spalvą į NEBŪDU.
10 žingsnis: Aš atrodau taip.
11 žingsnis: Nubrėžkite apvalią formą žemiau diagramos ir sureguliuokite ją.
12 žingsnis: pridėkite diagramos pavadinimą.
Turime paruoštą vieną diagramą. Panašiai pagal tą pačią tendenciją sukurkite ir antrą diagramą „ Pasiektiems%“.
Mes turime dvi diagramas, kurios dabar atrodo taip.
Jums tiesiog reikia atnaujinti savo dienos pardavimo numerius B3 langelyje. Jums viskas pasikeis automatiškai.
Jei stebėsite šabloną dabar, nes 2019 m. Vasario 14 d. Iš viso baigėsi 33 dienos, o dabartinė vertė turėjo būti 1,51 lako JAV dolerių, tačiau faktinės pajamos dabar yra 1,1 lako, ty 22% visų pajamų.
Pradžioje dienos pradžia buvo 4587 USD (B11 ląstelė) per dieną, tačiau nuo šios dienos pasiekimas yra 2894,74 USD per dieną (B16 langelis).
Jei ta pati tendencija - 2894,74 per dieną - išliks ir likusį projekto laikotarpį, tai duos jums 2,53 lako USD, o tai yra 50,67% tikslinių pajamų pradžioje.
Naudodami šį projekto valdymo šabloną galite stebėti savo dienos pardavimo tikslą ir faktines pajamas.
Dalykai, kuriuos reikia atsiminti apie „Excel“ projekto valdymo šabloną
- Diagramos bus automatiškai apmokestinamos, jei pakeisite rankinio įvedimo stulpelius.
- Galite sukurti Ganto diagramą veiklai, kurioje užduotys sekamos viena po kitos.
- Skirtingų projekto valdymo šablonų atveju turite nustatyti užduotis ir veiklų kryptis, susijusias su projektu.
Šį „Project Management Excel“ šabloną galite atsisiųsti čia - „Project Management Excel“ šablonas.
