Kas yra išlaidų viršijimas?
Sąnaudų viršijimas, taip pat žinomas kaip biudžeto viršijimas, yra scenarijus, kai projekto ar verslo kaina paprastai didėja, nei buvo numatyta biudžete, ir tai gali būti dėl išlaidų padidėjimo dėl netinkamo biudžeto sudarymo arba faktinių išlaidų neįvertinimo. kai kurių nenumatytų scenarijų, į kuriuos nebuvo atsižvelgta biudžeto sudarymo procese.
Charakteristikos
- Infrastruktūros, pastatų ir IT projektuose paprastai viršijamos išlaidos, o projekto užbaigimo etape susidaro daug netikėtų išlaidų.
- Jie visų pirma yra dėl trijų veiksnių, tokių kaip politinės priežastys, psichologinės priežastys ir techninės priežastys.
- Pirmiausia tai yra dėl nepakankamo finansavimo, koordinavimo trūkumo, neplanuotų išlaidų ar projektų vėlavimo.
- Tai visada yra neaišku, o to paties planuoti neįmanoma. Laikoma, kad tai įvyksta, kai tam tikri projekto ar verslo etapai linkę viršyti faktines biudžete numatytas išlaidas.
- Įvairių pramonės šakų ar įmonių sąnaudų viršijimo matavimas yra skirtingas.
Sąnaudų viršijimo tipai
# 1 - sąmatos
Verslo išlaidos gali būti neįvertintos dėl tokių veiksnių kaip asmeninis šališkumas ir sudėtingos procedūros, susijusios su užduoties atlikimu. Norėdami padidinti tikslesnių įverčių tikimybę, galime naudoti etaloninės klasės prognozavimo metodiką. Problema ta, kad geriausios prognozės gali pasirodyti neteisingos apskaičiuojant tobulą sąmatą, taigi nenumatytų atvejų išlaikymas kaip biudžeto dalis visada yra gera praktika susidurti su nepalankiais scenarijais ateityje.
# 2 - rizika
Rizika gali būti bet koks scenarijus, kuriam negalime priskirti tikimybės. Jų negalima numatyti anksčiau ir kartais jie nėra verslo kontroliuojami, pavyzdžiui, dėl natūralios nelaimės, dėl kurios gali vėluoti projekto užbaigimas ar pardavėjo veikla, o tai galiausiai gali pakenkti verslui. Tinkamas rizikos valdymo planas gali padėti verslui tam tikru mastu sumažinti riziką, tačiau rizika yra pagrindinė rūšis, su kuria susiduria kiekvienas verslas ar projektas.
# 3 - „Scope Creek“
Taikymo srities upelis apibrėžiamas kaip atvejai, kai projekte ar versle atsiranda neapskaityta veikla, kuri nebuvo įtraukta į biudžetą ar faktines išlaidas. Tai gali atsitikti tada, kai vadovybė tęsia projekto funkcijų pridėjimą, kai jis yra tobulinamas ar reikalingas, arba tais atvejais, kai projekto komanda tampa per daug kūrybinga ir pradeda įtraukti dokumentų neturinčią veiklą. Projektų valdymas ir kontrolė visų pirma yra sukurti taip, kad būtų išvengta tokių scenarijų nuolat vertinant biudžetą.
# 4 - išlaidų padidėjimas
Sąnaudų didėjimas labiau susijęs su tokiais ekonominiais veiksniais kaip infliacija, kuri gali apimti konkretaus daikto kainos padidėjimą per laikotarpį, kuris nebuvo įtrauktas į pradinį biudžetą.
Kaip išvengti išlaidų viršijimo?
- Tradiciniai metodai apima projektų valdymo priemonių, tokių kaip PRINCE, taikymą, nors rezultatai nėra garantuoti.
- Pagal dabartinį scenarijų modernesni įrankiai ir programos, pvz., „Agile“, perima tradicinius metodus, padedančius įmonėms susidoroti su išlaidų viršijimu.
- Verslas kaip vienetas turėtų planuoti aktyviai ir apimti kelis scenarijus, kurie gali sukelti tokį viršijimą.
- Mėnesio ar ketvirčio prognozė yra būtina, norint atsižvelgti į faktinių pokyčių, palyginti su biudžetu, pokyčius ir atitinkamai planuoti.
- Verslas turėtų skirti daug dėmesio projekto planavimo etapuose, nes tai yra pagrindas.
- Pirkėjo nuomos metu reikia kruopščiai patikrinti pardavėjo galimybes atlikti ir pristatyti.
- Verslas turėtų praktikuoti modernias planavimo priemones ir diagramas, kad būtų galima geriau kontroliuoti išlaidas.
- Projekto vadovas reikalauja nuolat stebėti ir kontroliuoti projektą.
- Projekto ar verslo suinteresuotosios šalys visada turėtų būti nuolat informuojamos apie besikeičiančius scenarijus, todėl jie yra tame pačiame puslapyje ir tokiu būdu verslas gali panaudoti savo žinias.
- Kova su upeliu yra būtina, o įmonės turi įsitikinti, kad jos laikosi to, kas buvo iš pradžių planuota.
Priežastys
- Neplanuotos išlaidos: nenumatyti scenarijai gali sukelti keletą veiklų, kurios iš pradžių nebuvo įtrauktos į planą ar biudžetą. Tai gali būti dėl techninių, politinių ar psichologinių priežasčių.
- Ryšio sutrikimas: Nesusipratimas tarp dviejų departamentų ar susijusių žmonių gali sukelti nereikalingų išlaidų.
- Projekto apimties pokytis: Įvykis, vedantis į upelio upelį, yra viena pagrindinių priežasčių. Taikymo srities upelis apibrėžiamas kaip atvejai, kai projekte ar versle atsiranda neapskaityta veikla, kuri nebuvo įtraukta į biudžetą ar faktines išlaidas.
- Nepakankamas projekto sudėtingumo įvertinimas: tam tikri projekto ar verslo etapai yra tokie sudėtingi, kad tinkamas biudžeto sudarymas kartais yra sunkus darbas. Greičiau tai susiję su dideliais, brangiais projektais.
- Nepakankamas finansavimas: finansavimas yra kiekvieno verslo ar projekto pagrindas. Kapitalo trūkumas gali sukelti išlaidų viršijimą, kai projektui ar verslui gali iškilti sunkumų finansuojant jų bendrą veiklą.
- Trūksta vadovavimo patirties: palyginti nepatyręs valdymas arba neefektyvus valdymas gali lemti netinkamą projekto planavimą ir netikslų projekto planavimą. Taigi laikui bėgant projektas gali tapti neteisingo biudžeto sudarymo auka ir patekti į išlaidų viršijimo atvejį.
- Nenumatytų atvejų plano nėra: Verslas taip pat kenčia, kai nėra atsarginių planų ar nenumatytų atvejų plano neišvengiamiems scenarijams. Atsarginis planas yra būtinas, ypač didelio masto projektams, nes kai kurie nukrypimai nuo įprastų biudžetinių išlaidų gali kainuoti milijonus.
- Projekto vėlavimai: vėluojant užbaigti projektą nuo įprasto planuoto užbaigimo, galiausiai atsiranda išlaidų viršijimas, nes tos veiklos, kurios tęsiasi po pabaigos, nebuvo įtrauktos į biudžetą.
Išlaidų viršijimo prevencija
# 1 - tinkamas planavimas
Planavimas yra kiekvieno projekto ar verslo pagrindas, o geriausias būdas išvengti išlaidų viršijimo yra jį suplanuoti prieš įgyvendinant projektą. Kuo tikslesnės sąmatos, tuo didesnė tikimybė, kad projektas laikysis savo biudžeto.
# 2 - Pardavėjų žinios
Prieš priimant į darbą, pardavėjai turi būti nuodugniai įvertinti. Norėdami išvengti blogiausių scenarijų, projektas ir verslas turėtų gauti visas žinias apie jų galimybes ir patirtį paduodant dokumentus. Prieš užmezgant santykius su pardavėju, reikia tinkamai atlikti išsamų patikrinimą.
# 3 - Venkite „Scope Creek“
Daug netinkamos veiklos neturėtų būti vietos projekte, o verslas ar projektas turėtų likti pirminėje projekto apimtyje, kuo mažiau nukrypstant nuo plano.
# 4 - projekto planavimo įrankio naudojimas
Norint stebėti ir kontroliuoti projektą, reikia įdiegti šiuolaikinius įrankius, pvz., „Gantt excel“ diagramą ar projekto stebėjimo šabloną, kad projekto vadovas žinotų apie kiekvieną projekto etapą ir išlaidų viršijimo tikimybę.
Išvada
Tai neišvengiamas scenarijus, su kuriuo susiduria kiekvienas verslas ar projektas, tačiau tai, kaip jį sumažinti ar sušvelninti, labai priklauso nuo vadovybės ar projekto vadovo. Aktyvus požiūris gali padėti verslui sumažinti išlaidų viršijimo tikimybę tinkamai planuojant ir kruopščiai išanalizavus sąmatas.
