Grupuoti duomenis „Excel“
Kuo daugiau duomenų turite, tuo daugiau painiavos tai sukels galutiniame suvestinės lape. Pvz., Jei rodote mėnesio pardavimo ataskaitas iš skirtingų kategorijų ir jei kategorijų yra per daug, tada vieno lango rėme negalime pamatyti viso santraukos rodinio. Kai suvestinė viršija daugiau nei vieną lango rėmą, turime slinkti žemyn arba slinkti per kitą, kad pamatytume kito mėnesio skaičius, todėl tokiais atvejais patartina grupuoti duomenis. Šiame straipsnyje mes parodysime duomenų grupavimo „Excel“ būdus.
Per daug subkategorinių eilučių elementų gali būti nematoma ir labai sudėtinga skaityti; tai padidina tikimybę skaityti neteisingai. Gerai yra tai, kad „Excel“ yra lankstus, ir mes galime sutvarkyti duomenis į grupę, kad sukurtume tikslią suvestinę, pridėdami „PLUS“ arba „MINUS“ ženklus.
Kaip grupuoti duomenis „Excel“?
1 pavyzdys
Toliau pateikiama mėnesio pardavimo suvestinė įvairiose verslo kategorijose.
Kaip matote aukščiau, vieno puslapio rodinyje matėme tik dviejų mėnesių santrauką. Norėdami pamatyti kitų mėnesių suvestinę, turime slinkti dešinėn, kad pamatytume kitus likusius mėnesius, kad pamatytumėte suvestinę, tačiau grupuodami duomenis, galime matyti vieno puslapio rodinyje, kaip žemiau.
Gerai, leiskite man parodyti, kaip sugrupuoti pirmojo mėnesio subkategorijas.
- 1 žingsnis: Pasirinkite stulpelius, kuriuos turime grupuoti; šiame pavyzdyje turime sugrupuoti subkategorijų suskirstymo stulpelius ir pamatyti tik bendrą mėnesio sumą, todėl turime pasirinkti tik subkategorijų stulpelius.
- 2 žingsnis: Pasirinkę grupės stulpelius, eikite į skirtuką Duomenys; skirtuko „Duomenys“ metmenų kategorijoje turime parinktį „Grupė“.
- 3 žingsnis: „Excel“ grupėje spustelėkite išskleidžiamąjį sąrašą ir dar kartą pasirinkite „Grupė“.
Kai tik pasirinksite parinktį „Grupė“, pamatysime, kad pažymėti stulpeliai sugrupuoti.
Spustelėkite piktogramą „Minusas“, kad matytumėte tik „Jan“ mėnesį.
- 4 žingsnis: Panašiai pasirinkite antro mėnesio „Vasario“ stulpelius ir grupuokite duomenis.
- 5 žingsnis: vienas patarimas yra tai, kad DATA DUOMENYS jums nereikia kiekvieną kartą spustelėti parinkties „Group“; greičiau pasibaigus pirmojo mėnesio grupavimui, pasirinkite antro mėnesio stulpelį ir paspauskite klavišą F4, kad dar kartą pakartotumėte ankstesnę užduotį.
Kaip šis pakartojimas, kiekvieno mėnesio veiksmai, skirti grupuoti duomenis.
Taigi, kai tik norime pamatyti konkretaus mėnesio subkategorijų suskirstymą, tiesiog turime spustelėti „PLUS“ piktogramos simbolį, kad išplėstumėte sugrupuotų stulpelių rodinį.
Pavyzdžiui, jei noriu pamatyti „Mar“ mėnesio subkategorijos išskaidymo vertes, turime spustelėti piktogramos „PLUS“ simbolį.
Norėdami sugrupuoti stulpelius, spustelėkite minuso ženklą.
2 pavyzdys - spartusis klavišas duomenims grupuoti
Spartusis klavišas yra būdas padidinti „Excel“ produktyvumą, todėl grupuokite duomenis, kad būtų spartusis klavišas.
Grupės pasirinktų duomenų spartusis klavišas yra ALT + SHIFT + rodyklė dešinėn.
- 1 žingsnis: Pirmiausia pasirinkite grupuotinus stulpelius.
- 2 žingsnis: Dabar paspauskite spartųjį klavišą ALT + SHIFT + rodyklė dešinėn.
3 pavyzdys - greitai peržiūrėkite sutrauktus (išplėstus) ir sugrupuotus duomenis
Kaip darėme aukščiau, duomenis galime sugrupuoti, kad „Excel“ būtų rodoma vieno puslapio santrauka arba vieno lango rėmo santrauka. Grupavę duomenis darbalapio viršuje kairėje, galime pamatyti lygio mygtukus.
Jei spustelėsite pirmojo lygio mygtuką, ty „1“, matysime „sugrupuotus“ duomenis; spustelėjus lygio mygtuką „2“, galime pamatyti išplėstinius duomenis.
Ką reikia atsiminti
- Grupavimas yra būdas rodyti tik pagrindinius duomenis.
- Grupuodami „Excel“ duomenis, turime pasirinkti visus duomenų stulpelius, kuriuos turime sugrupuoti, ir palikti stulpelį, kurį reikia pamatyti.
- Spartusis klavišas grupuoti pasirinktus duomenų stulpelius yra ALT + SHIFT + rodyklė dešinėn.
