„Excel“ darbo paskirstymo struktūra
„Excel“ darbo suskirstymo struktūra (WBS) naudojama vizualiai atspindint skirtingų užduočių ir projekto veiklų užsakymą, išteklių planavimą planuojant projektą. Tai leidžia mums suskirstyti arba padalyti projektą į lengviau valdomas dalis, klasifikuojant projekto užduotis į įvykių hierarchiją, kuri toliau yra padalijama į užduočių seriją, kurios atlikimas nepriklauso nuo jokios kitos užduoties. Be to, jis naudojamas paskirstyti derančią įrangą, išlaidas, medžiagas, darbą ir kiekvienos užduoties atlikimo laiką.
Kaip sukurti „Excel“ darbo suskirstymo struktūrą?
1 pavyzdys
„Excel“ darbo skirstymo šablonams yra šablonų. Naudodami šiuos šablonus galime sukurti dviejų rūšių darbo suskirstymo struktūrą:
Medžio struktūra
Ši struktūra atrodo taip:
Lentelių vaizdas
Tai atrodo taip:
1 veiksmas: rinkti įvestis
Prieš kuriant WBS, reikalingi keli įėjimai. WBS įvestis susideda iš:
- Projekto apimties pareiškimas: tai yra išsamus projekto užduočių ir rezultatų aprašymas
- Reikalavimų pareiškimas: tai yra išsamus pateikto rezultato aprašymas
- Organizacijos proceso turtas: tai apima politiką, gaires, šablonus, procedūras, organizacijos planus
- Projekto apimties valdymo planas: Tai dokumentas, padedantis suprasti, kaip galima atlikti projekto apimties pakeitimus
2 žingsnis: rinkti komandą ir suinteresuotąsias šalis
Šiame etape reikia nustatyti, kas gali padėti sukurti WBS. Tam reikalingas bendradarbiavimas su komandos nariais. Pavyzdžiui, komandos nariai gali padėti užrašyti visas projekto užbaigimo užduotis.
3 žingsnis: WBS vaizdavimo ir požiūrio nustatymas
Pateikimas gali būti lentelių vaizdas arba medžio struktūra, kaip aprašyta aukščiau. Pavyzdžiui, konkretaus projekto atveju dvi WBS nuomonės yra tokios:
4 žingsnis: apibrėžkite pagrindinius rezultatus ir lygius
Tai apima pagrindinių produktų suskaidymą į papildomus komponentus ir lygius. WBS yra trys lygiai. Pirmasis yra visas projektas, antrasis apima visus projekto užbaigimui reikalingus rezultatus, o trečiasis - produktų padalijimą arba suskirstymą į mažesnes dalis, pavyzdžiui, darbo paketus. Su darbo paketais yra susijusi taisyklė, ty jie neturėtų būti užpildyti per mažiau nei 8 ar daugiau nei 80 valandų. Ši 8/80 taisyklė taikoma tik darbo paketams, nes tai yra elementai, kurie priskiriami komandos nariui kartu su paskirtu terminu.
5 žingsnis: 100% taisyklė
Ši taisyklė nurodo, kad kiekviename WBS suskirstymo lygyje turi būti visi pristatomi elementai, kurie sudaro 100% jo pirminio pristatymo. Ši taisyklė yra būtina norint užtikrinti, kad nebūtų dublikatų. Tam būtina užtikrinti, kad visų WBS rezultatų suma sudarytų 100% viso projekto. 100% turėtų būti taikoma visiems pogrupiams, kad rezultatai būtų optimalūs.
6 žingsnis: numeracijos schema
Apibrėžus WBS komponentus, kiekvienam komponentui turi būti priskirtas numeris, kurį galima vadinti WBS ID. Tai reiškia vietą WBS struktūroje, kurioje yra kiekvienas WBS lygis. Pirmajame lygyje pirmasis skaičius arba ID turėtų būti 1, o šie komponentai numeruojami vėliau. Pavyzdžiui, pirmajam pogrindžio elementui priskiriama 1.1, kitiems - pogrupio elementams. 1.2 būtų priskirtas kitam pirmojo lygio subelementui.
7 žingsnis: WBS žodynas
Tai dokumentas, kuriame aprašomi visi WBS elementai.
Taigi atlikus visus šiuos veiksmus WBS šablonas norėtų žemiau:
Užduočių aprašymai gali būti įtraukiami rankiniu būdu, naudojant skirtuką „Pagrindinis“ esančius mygtukus „Įtraukimas“, arba naudojant sąlyginį formatavimą. Be to, kitas būdas galėtų būti sąrašo, kuriame numeravimo schema taip pat yra užduoties aprašymo dalis, sukūrimas, kad nereikėtų papildomų įtraukų.
2 pavyzdys
Išskaidydami projektą, mes sukūrėme „Excel“, kad galėtumėte pasiekti arba gauti duomenis. Dabar pažiūrėkime, kaip galime sukurti vieną tokį šabloną „Excel“:
1 veiksmas: sukurkite žemiau esančius stulpelius viršuje:
- Užduoties ID
- Užduoties aprašymas
- Pirmtakas
- Savininkas
- Vaidmuo
- % Užbaigimas
- Pradžios data
- Pabaigos data
- Pristatyti
2 žingsnis: Sukūrus šiuos stulpelius, langeliai turi būti suformatuoti. Pirmiausia formatuojame langelio užduoties ID. Norėdami jį suformatuoti, pirmiausia paryškiname stulpelį, skirtą užduoties ID numeriams, spustelėdami raidę stulpelio viršuje. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pažymėtą stulpelį, tada pasirinkite „Formatuoti langelius“ -> „Skaičius“ ir dešimtaines dešimtaines reikšmes nustatykite į 1. Tada formatuosime stulpelį: Pirmtakas, kuris stebės užduočių priklausomybes. Tai reikia nustatyti taip pat, kaip ir „Užduoties ID“. Norint priimti įvestas datas, reikia nustatyti „Pradžios datą“ ir „Pabaigos datą“.
3 žingsnis: įveskite duomenis.
4 žingsnis: Toliau galime naudoti sąlyginį formatavimą įvairioms užduotims, pavyzdžiui, tarkime, kad norime pabrėžti užduotis, susijusias su tam tikru pristatymu arba priskirtą tam tikram nariui, arba užduotis, kurias reikia atlikti per nustatytą laiko intervalą
5 žingsnis: Taip pat galime pamatyti „duomenų juostos“ funkciją, nurodančią stulpelį, pvz., „% Užbaigimo grafiškai“. Šią funkciją galima pasiekti išskleidžiamajame meniu „Sąlyginis formatavimas“.
Ką reikia atsiminti
- Norint sukurti efektyvų WBS, reikia skirti daiktavardžius, o ne veiksmažodžius, kad dėmesys būtų sutelktas į rezultatus.
- Hierarchija ar medžio struktūra turėtų būti naudojama siekiant parodyti projekto rezultatų apimties santykį.
- Nagrinėjant WBS lygį, reikia laikytis 100% taisyklės.
- WBS turėtų būti kuriamas bendradarbiaujant su visais nariais.
- Aukščiausias WBS lygis reiškia galutinį projektą.
- Kiekvienos užduoties trukmė neturėtų būti ilgesnė nei 10 dienų.
- Kiekviena užduotis turi būti unikali ir neturi būti jokių dublikatų.
- Tai gali padėti išsamiai įvertinti išlaidas.
