Audito kelio reikšmė
Audito seka yra sistemingas įrašas, skirtas finansinių duomenų šaltiniui atsekti, ir pateikia chronologinius, dokumentinius veiklos rūšių įrodymus, todėl naudojamas duomenų tikslumui tikrinti ir operacijoms stebėti.
Ji atsako į tris pagrindinius klausimus -
- Koks įvykis buvo?
- Kas pradėjo / inicijavo renginį?
- Renginio data ir laikas?
Audito tako pavyzdžiai
Toliau pateikiami keli pavyzdžiai.
1 pavyzdys
Koks būtų kartono pirkimo sandorio audito pėdsakas?
Sprendimas -
Jį sudarys kvitas, kuriame bus išsami informacija apie grynuosius pinigus, sumokėtus mainais už dėžutę, operacijos data ir vieta, iš kurios jis nupirktas.
2 pavyzdys
Bendrovė nori įsigyti nešiojamąjį kompiuterį darbuotojams. Kas viskas būtų įtraukta į audito seką?
Sprendimas -
Finansų komanda sugeneruos pirkimo užsakymą, kad leistų įsigyti. Parduotuvėje, iš kurios perkamas nešiojamas kompiuteris, bus pateikta sąskaita, kurioje bus išsami informacija apie pardavimo datą, sumą ir įsigytos prekės aprašymą. Visus šiuos dokumentus sudarys audito seka.
Privalumai
Skirtingi vartotojai naudoja skirtingai, atsižvelgiant į reikalavimus. Žemiau pateikiami svarbiausi šio tako pranašumai:
- Atskaitomybė: ji nustato atskaitomybę vartotojų veiksmų atžvilgiu. Tai apsaugo nuo neteisingos informacijos pateikimo ar neteisėtos prieigos prie informacijos. Be to, įrašomas kiekvienas vartotojo veiksmas, kuris padeda atsekti atitinkamus sistemos pakeitimus / modifikacijas.
- Įvykių rekonstravimas: tai gali atgaivinti visą informaciją ir atsekti pagrindines detales, susijusias su įvykiu, kas, kada ir ką. Tai padeda nustatyti šaltinio problemas ir jas pašalinti, kad būtų išvengta ateities įvykių.
- Įsilaužimų aptikimas: tai padeda nustatyti neteisėtą prieigą. Daugelis reglamentų nustatė, kad duomenų konfidencialumas yra privalomas. Ji taikoma intelektinės nuosavybės, finansinių įrašų, asmeninės informacijos ir kt. Apsaugai.
- Problemos nustatymas: stebint realiuoju laiku, audito žurnaluose nustatomos problemos, nurodančios veiklos problemas, neįprastą ar įtartiną veiklą ar sistemos klaidas.
- Užkirsti kelią sukčiavimui - kai tvarkomi tinkami įrašai, nesuderinamumą lengva nustatyti. Be to, kadangi vartotojai žino, kad operacijos yra registruojamos ir atsekamos, greičiausiai jie nebandys tokios veiklos.
- Padeda atlikti auditą - daugumai įmonių auditas yra privalomas. Tinkamai išlaikius kiekvieno sandorio seką, auditoriams tampa lengva nustatyti galiojimą. Dėl to audito laikas yra ekonomiškas. Tai taip pat padeda auditoriams pasikliauti vidine įmonės kontrole ir padėti nuspręsti dėl audito apimties.
- Klaidų nustatymas ir taisymas. Joje pateikiama išsami ir lengvai prieinama informacija, kurią galima lengvai ištirti, norint sužinoti klaidas, jei tokių yra. Kadangi klaidą galima stebėti viską, klaidą galima iš karto ištaisyti ir sutaupyti daugelio žmonių, taisančių klaidą, laiką.
- Reguliavimo standartų laikymasis - norint laikytis reguliavimo standarto, labai svarbu išlaikyti audito seką. Tai padeda suprasti sandorių esmę, kai to reikia teisiniais tikslais.
- Paskolos dokumentai - skolintojai, prieš suteikdami paskolas įmonei, reikalauja tam tikrų pajamų ir pinigų srautų įrodymų. Šis takas saugo išsamų sandorių, kurie gali padėti pateikti reikalingus dokumentus, apskaitą.
Apribojimai
- Iššūkis išlaikyti audito seką, įskaitant vietą, naudojamą prieigai ir saugojimui
- Duomenų žurnalai gali būti sunkūs, todėl padidėja saugojimo išlaidos.
- Kartais sunku rasti pusiausvyrą tarp duomenų apsaugos ir veiklos rezultatų.
- Duomenų praradimas dėl netinkamo naudojimo gali kainuoti daug, tiesiogiai pakenkiant pelnui ir reputacijai ar teisiniams veiksmams.
Išvada
- Informacija apie audito seką turėtų būti saugoma saugioje vietoje
- Turėtų būti laiku ir reguliariai atlikta šio tako atsarginė kopija
- Turėtų būti renkama tik naudinga informacija, kad būtų išvengta didelių saugojimo išlaidų
- Audito žurnalai turėtų būti reguliariai peržiūrimi
- Sistemos vartotojai turėtų žinoti apie audito sekas, kad užtikrintų prieinamumą
