Kas yra buhalterija „Excel“?
„Excel“ buhalterija reiškia kasdienių finansinių subjekto sandorių, tokių kaip pirkimas, pardavimas, mokėjimai, kvitai ir išlaidos, įrašymą į „Excel“ šabloną. Norėdami įrašyti operacijas į „Excel“, pirmiausia turite nustatyti / pritaikyti „Excel“ pagal reikalavimus, tada įrašyti kasdienes operacijas šiame šablone ir išsaugoti savo kompiuteryje.
Vieno įrašo buhalterija „Excel“
Vieno įrašo sistemoje bus įrašyta tik viena sandorio pusė, o šių operacijų poveikis bus skirtas tik vienai vietai. Dvigubo įrašo apskaitos sistemoje kiekviena operacija bus registruojama debetu ir kreditu, o tai paveiks dvi sąskaitas.
Vieno įrašo sistemoje operacijos bus registruojamos atsižvelgiant į sandorių tikslą ir rezultatą. Vykdant vienkartinę buhalteriją, pagrindinis dėmesys bus skiriamas pinigų įplaukoms ir grynųjų pinigų išmokoms, o ne kiekvienų išlaidų ir pajamų ar turto ir įsipareigojimų apskaitai.
Kaip sukurti buhalteriją „Excel“
1 žingsnis: Paruoškite „Excel“ operacijos įrašymo šabloną pagal reikalavimą, ruošdami subjektą, galintį pasinaudoti apskaitos specialistų pagalba.
2 žingsnis: Paruoškite sąskaitų planą operacijoms įrašyti ir suskirstyti į kategorijas pagal verslo pobūdį. Paprastai sąskaitų planas yra suskirstytas į tris kategorijas:
- Pajamos: už pinigus, kurie ateina į verslą, registruoti.
- Išlaidos: už einamųjų ar verslo pinigų įrašymą.
- Parduotų prekių kaina: pinigai, išleidžiami kuriant gatavas prekes.
Žemiau yra pavyzdinis sąskaitų planas:
3 žingsnis: Paruoškite pajamų ataskaitas naudodami sąskaitų planą, kad gautumėte bendrą laikotarpio pelną ir grynąjį pelną. Mėnesinei pelno (nuostolių) ataskaitai bus parengta 12 pelno (nuostolių) ataskaitos lapų, o po to, sujungus visus 12 pelno (nuostolių) lapų, bus parengtas vienas metinis pajamų ataskaitos lapas. Pajamų ataskaitos srautas bus toks:
4 žingsnis: Paruoškite vieną „Excel“ lapą, kuriame visos sąskaitos faktūros Nr. bus įrašytas taip, kad būtų galima sekti, kuri sąskaita buvo apmokėta arba kurios sąskaitos dar nėra apmokėtos.
5 žingsnis: Paruoškite pinigų srautų ataskaitas, kad nustatytumėte įmonės grynųjų pinigų padėtį.
6 žingsnis: Paruošę visus aukščiau nurodytus „Excel“ lapus, išsaugokite failą saugioje vietoje, suteikdami aplankui tinkamą pavadinimą. Mes taip pat galime apsaugoti šį failą slaptažodžiu.
„Excel“ buhalterijos pavyzdys
Žemiau yra „Excel“ skaičiuoklėje tvarkoma kasos nuo balandžio 18 iki birželio mėnesio kasos knyga, kurioje grynųjų pinigų įplaukos ir pinigų srautai buvo registruojami naudojant vienkartinę buhalteriją.
Kadangi 2018 m. Balandžio 1 d. Grynųjų ir banko pradinis likutis yra 1000 USD, pridėjus ir atėmus pajamas ir išlaidas per laikotarpį, gausime 2564 USD galutinį likutį.
Privalumai
Toliau pateikiami keli privalumai:
- Buhalterinė apskaita pagal „Excel“ šabloną nereikalauja jokių specialių apskaitos įgūdžių; todėl įrašų operacijas lengva išlaikyti.
- Tai pigiau, nes „Excel“ skaičiuoklė yra prieinama kiekviename kompiuteryje / nešiojamajame kompiuteryje; todėl nereikia pirkti jokios apskaitos programinės įrangos.
- „Excel“ turi įvairias funkcijas, kurios padeda lengvai įrašyti operacijas, tokias kaip pridėjimas, dauginimas, VLOOKUP, suvestinė lentelė, makrokomandos.
- „Excel“ padeda paruošti įvairius grafinius pristatymus, pvz., Diagramas, juostą, pyragą ar daugelį kitų.
- Keli vartotojai biure gali jį pasiekti dalindamiesi „Excel“ lapu tik skaitomu režimu, kai vienintelis gali pakeisti „Excel“ lapo duomenis, o kiti gali peržiūrėti tik duomenis.
Trūkumai
Žemiau pateikiami trūkumai:
- „Excel“ sistemoje buhalterijos vartotojai gali parengti duomenis pagal reikalavimus, ir jis gali būti šališkas rengdamas ir pateikdamas duomenis vadovybei.
- Būtina įvesti teisingą formulę, nes „Excel“ formulė bus įvesta rankiniu būdu. Jei formulėje yra kokių nors klaidų, rezultatas pasikeis ir tai turės įtakos sprendimų priėmimui.
- „Excel“ buhalterija yra mažiau saugi nei apskaitos programinės įrangos duomenų priežiūra, o įsilaužėliai gali lengvai ją nulaužti, o organizacijoje taip pat visi gali prieiti prie duomenų.
- Tai nėra naudinga ir daug laiko užimanti vieta, kur įvedamas didelis duomenų kiekis.
- „Excel“ programoje neįmanoma automatiškai importuoti duomenų iš banko programinės įrangos ar kitos programinės įrangos, tokios kaip kita apskaitos programinė įranga, o tai leidžia mums automatiškai importuoti duomenis iš kitos programinės įrangos.
Išvada
Buhalterinė apskaita „Excel“ lape yra naudinga toms organizacijoms, kurios yra pradiniame verslo etape ir nenori didinti savo išlaidų įdarbindamos kvalifikuotą darbo jėgą ir įsigydamos apskaitos programinę įrangą. Lengva išlaikyti buhalterinę operaciją „Excel“ lyginant su operacijų įrašymu apskaitos programinėje įrangoje. Vis dėlto tuo pačiu metu jis yra mažiau saugus ir nėra naudingas daugeliui operacijų, o klaidų tikimybė yra labai didelė.
