Visa pirkimo formos forma - pirkimo užsakymas
Pilna PO santrumpos forma yra Pirkimo užsakymas. Tai pirkėjo pirkimo skyriaus parengtas ir išsiųstas pardavėjui dokumentas, kuriame nurodomas prekių, paslaugų, kurias ketinama įsigyti, aprašymas, kiekis ir kaina, dėl kurių abipusiai susitarta. Ją pirkimo ar pirkimo grupės naudoja užsakymams atlikti išorinėms šalims.
PO ypatybės
Paprastai ši išsami informacija apibūdina pirkimo užsakymą.
- Kiekis, kurį ketinama įsigyti
- Produkto ar paslaugos aprašymas
- Konkretūs prekių ženklų pavadinimai arba produkto kodas, jei reikia
- Vieneto kaina
- Norimas pristatymo laikas
- Pristatymo vieta
- Atsiskaitymo adresas
- Su mokėjimu ir pristatymu susijusios sąlygos
PO tipai
Paprastai yra keturi pirkimo užsakymų tipai.
# 1 - standartinis pirkimo užsakymas
Jis atliekamas tada, kai darant pirkimo užsakymą yra žinomos visos pagrindinės pirkimo sąlygos, pvz., Kiekis, kaina, pristatymo grafikas ir mokėjimo sąlygos. Taigi jie naudojami, kai yra tikra tvarka ir susiję terminai.
# 2 - planuojamas pirkimo užsakymas
Jis išduodamas tada, kai rengiant pirkimo užsakymą yra žinoma dauguma detalių, susijusių su užsakymu, tačiau tikslūs pristatymo terminai ir tvarkaraščiai nėra žinomi. Taigi, kai daroma ši pirkimo sutartis, prisiimamas įsipareigojimas dėl reikalaujamo kiekio ir sumokėtinos kainos, tačiau nurodomas tik numatomas pristatymo grafikas.
# 3 - Antklodės pirkimo užsakymas
Toks GO yra daromas, kai taip pat nėra žinoma apie kainą ir kiekį. Nurodoma tik išsami informacija apie prekę su pristatymo sąlygomis. Tačiau didžiausias kiekis bus nurodytas PO, o pirkėjas gali pirkti neviršydamas nurodytos ribos. Taip pat galima paminėti numatomą kainų diapazoną.
# 4 - sutarties pirkimo užsakymas
Tokiame GO produktas ar paslauga taip pat nežinoma. Galima paminėti sąlygas ir sąlygas, dėl kurių turi būti susitarta su pardavėju.
Kaip veikia PO?
Kai įmonė reikalauja įsigyti prekių ar paslaugų, pirkėjas iškelia pardavėjui PO. Gavęs PO, pardavėjas pateikia pirkėjui patvirtinimą, ar minėtą užsakymą jis gali įvykdyti, ar ne. Tuo atveju, kai pardavėjas mano, kad neįmanoma įvykdyti užsakymo, apie tai bus pranešta, o PO bus atšaukta. Jei užsakymą norima įvykdyti, bus susitarta dėl to paties. Užbaigus užsakymą, pardavėjas iškelia pirkėjui sąskaitą, kurioje nurodo atitinkamą pirkimo-pardavimo numerį, kad jis atitiktų faktinį pristatymą. Išrašius faktinę sąskaitą, mokėjimas turi būti atliktas pagal sutartas mokėjimo sąlygas.
PO formato pavyzdys
Toliau pateikiamas pavyzdinis pirkimo užsakymo formatas.
Skirtumas tarp pirkimo užsakymo ir sąskaitos faktūros
Pirkimo užsakymas išduodamas pateikiant prekių ar paslaugų užsakymą. Tą patį pirkėjas išduoda pardavėjui. Jame pateikiama išsami informacija apie užsakymą ir jo pristatymą. PO yra pirkimo – pardavimo sutartis.
Sąskaitą pardavėjas išrašo pirkėjui, kai pristatymas baigiamas, prašant pirkėjo sumokėti galutinę sumą. Sąskaitą faktūrą sudaro kaina ir galutinė mokėtina suma, su mokėjimu susijusios sąlygos ir pirkėjui leistas kredito laikotarpis. Sąskaita išrašoma, kai prekės ar paslaugos yra pristatomos. Sąskaita faktūra patvirtina pirkimo – pardavimo sutartį.
PO svarba
Pirkimo užsakymas yra labai naudingas dokumentas, naudojamas užsakymui pateikti. Tai padeda aiškiai pranešti pardavėjui apie reikalavimus. Kai atliekamas faktinis pristatymas, tą patį galima palyginti su pirkimo užsakymu, kad būtų galima rasti skirtumų tarp jų. Tiek pardavėjui, tiek pirkėjui patogu laikyti išsamią užsakymo informaciją, dokumentuotą pirkimo užsakymo būdu.
Privalumai
- PO padeda pirkėjui pateikti prekių ir paslaugų, kurias ketina įsigyti, užsakymą nemokėdamas.
- Tai padeda stebėti užsakymus ir išvengti užsakymų dubliavimo.
- Tai svarbus dokumentas, kuris yra audito sekos dalis.
- Pardavėjui naudinga gauti informaciją apie pirkėjo reikalavimus.
- Faktinis pristatymas gali būti išnagrinėtas pirkimo užsakymu, o visi neatitikimai gali būti suabejoti.
- PO yra teisinis dokumentas, patvirtinantis sutartas prekių ar paslaugų pirkimo sąlygas.
Trūkumai
- Net ir esant mažesniems užsakymams, reikia pateikti PO ir atrodo, kad tokiems mažiems užsakymams nereikalingi dokumentai.
- Pirkimo užsakymų generavimas yra daug laiko reikalaujantis procesas.
Išvada
Pirkimo užsakymus beveik kiekvienas verslas naudoja kaip savo pirkimo proceso dalį. Tas pats naudinga norint aiškiai bendrauti su pateikiama tvarka.
