Kas yra avansinių lėšų sistema?
Avansinių lėšų sistema yra finansinės apskaitos sistemos rūšis, skirta stebėti ir dokumentuoti, kaip buvo panaudoti grynieji pinigai. Labiausiai paplitęs pavyzdys apima smulkių grynųjų pinigų sistemą, kuri apskaito visas smulkias grynųjų pinigų operacijas, kad būtų išlaikyta pusiausvyra fonde, kuri lygi visai smulkių grynųjų pinigų įplaukų ir papildomų grynųjų pinigų sumai, likusiai fonde.
Pavyzdžiai
A Ltd siekia sukurti rezervą visoms savo grynųjų pinigų operacijoms palaikyti. Kaip administracijos padalinys, vadovaukitės tuo pačiu oficialiomis procedūromis, kurių pagalba jis gali sukurti nedidelį grynųjų pinigų fondą. Mažų grynųjų pinigų avansų sistema yra viena iš labiausiai paplitusių avansų sistemos rūšių, naudojama registruojant smulkias operacijas tuo metu, kai vartotojams nepatogu ar nepraktiška sumažinti čekius.
Smulkių grynųjų pinigų sąskaitose paprastai laikoma iš anksto nustatyta grynųjų pinigų suma, kurią galima panaudoti įvairiems tikslams, pavyzdžiui, kompensuoti darbuotojų išlaidas, sumokėti smulkias išlaidas ir pan. UAB gali sukurti smulkų grynųjų pinigų fondą, atpažindama ir registruodama visas smulkias grynųjų pinigų operacijas su šių veiksmų pagalba-
- Iš anksto nustatyta grynųjų pinigų suma skiriama smulkiam grynųjų pinigų fondui sukurti. Ši sąskaita atskirai įrašoma į organizacijos didžiąją knygą.
- Kitame etape įmonė turi nustatyti visas nominalias išlaidas, kurios apmokamos grynaisiais, ir atitinkamai visas jas sistemoje dokumentuoti kvitais.
- Norėdama išlaikyti iš anksto nustatytą balansą, įmonė turi retkarčiais papildyti savo mažų pinigų fondą.
- Bendrovė turi reguliariai stebėti smulkų grynųjų pinigų fondą, kad nebūtų jokių neatitikimų tarp numatomos grynųjų pinigų sumos ir faktinės grynųjų pinigų sumos.
- Jei nustato neatitikimų, administracinis departamentas turi atlikti tinkamą tyrimo procesą.
Avansinių lėšų sistemos privalumai
1 - sukčiavimo nustatymas
„Imprest“ sistema pašalina neteisėtų išlaidų galimybes, nes lėšos skiriamos iš anksto nustatytais tikslais. Tai savo ruožtu žymiai palengvina išlaidų stebėjimą ir pranešimą apie neatitikimus, o tai galiausiai padeda nustatyti ir greičiau pašalinti sukčiavimo galimybes.
# 2 - klaidų sumažinimas
Kasininkas dažnai peržiūri smulkių kasų knygą ir tuo atveju, jei yra kokių nors klaidų ar klaidų, tą patį galima lengvai atsekti ir ištaisyti.
# 3 - smulkių išlaidų reguliavimas
Smulkios išlaidos valdomos taikant nustatytas avansų sistemos ribas, todėl smulkiajam kasininkui beveik neįmanoma išleisti didesnių pinigų, nei yra sąskaitoje.
# 4 - sumažina vyriausiojo kasininko naštą
Smulki grynųjų pinigų knyga atleidžia tiek kasos knygą, tiek vyriausiąjį kasininką nuo smulkių ir nominalių išlaidų registravimo naštos.
# 5 - paprastas ir greitas metodas
Palyginti su kitais metodais, tai yra pernelyg greita, paprasta, prieinama ir patogu tuo pačiu metu. Metodas gali būti greitai naudojamas lėšų darbuotojams įsigyti pirkimui. Tai yra vienas iš geriausių metodų, žinomų perkant nominaliai.
# 6 - Lengva susitaikyti
Smulkią kasos knygą susitaikyti taip pat paprasta ir nesudėtinga.
Avansinės sistemos trūkumai
# 1 - pasenusi sistema
„Petty“ kasos knyga yra iš esmės pasenusi ir neefektyvi sistema, kuri neatitinka dabartinių bendrovės poreikių ir lūkesčių. Dabar yra geresnių alternatyvų, tokių kaip išankstinio mokėjimo kortelės, kurias gali įsigyti įmonės, kurios yra specialiai sukurtos atsižvelgiant į šiandienos poreikius ir reikalavimus.
# 2 - nepatogu didesnėms išlaidoms
Vienas iš pagrindinių „Imprest“ sistemos naudojimo trūkumų yra tas, kad dėl didesnių išlaidų tai sukelia didelių nepatogumų. Sistema yra labai suderinama ir patogi mažesnėms išlaidoms, o atvirkščiai - didesnėms išlaidoms.
# 3 - apskaitos klaidos
Kadangi nėra antrinės dokumentų sistemos, pagal kurią būtų galima stebėti nominalias grynųjų pinigų išlaidas, negalima paneigti apskaitos klaidų mažų pinigų sistemoje galimybės.
# 4 - per didelės išlaidos
Nenustačius išlaidų ribų kiekvienam nominaliam sandoriui, organizacijai netgi gali kilti rizika, kad susidarys per didelės išlaidos pirkimams.
# 5 - vagystė
Nesant tinkamos kontrolės, darbuotojai gali piktnaudžiauti įmonės smulkia grynųjų pinigų sąskaita, todėl bus sunku išsiaiškinti, kas išgabeno grynuosius pinigus.
# 6 - pasisavinimas
Jei nėra tinkamos kontrolės, yra didelė tikimybė, kad įmonės darbuotojai ją pasisavins, nes smulkūs pinigai yra likvidus turtas.
Svarbūs dalykai
- Paprastai smulkius grynųjų pinigus stebi saugotojai, kurie padeda tvarkyti sąskaitas ir išduoda grynuosius pinigus įmonės darbuotojams. Mainais pastaroji pateikia tokius kvitus, kurie yra visiškai susiję su verslu.
- Mažos grynųjų pinigų lėšos nustatomos iš anksto nustatyta suma, kuri atitinkamai įrašoma į įmonės knygą.
- Organizacijos administracijos departamentas yra atsakingas už smulkių kasų knygos tvarkymą.
- Visos išlaidos, kurios yra mokamos iš nedidelių grynųjų pinigų, kartu su kvitais turi būti patvirtintos dokumentais.
- Avansinių lėšų sistema taip pat gali būti naudojama padengti darbuotojų atlyginimus, dividendus, paskatas, premijas, atlygius ir kelionės išlaidas.
Išvada
- Smulki grynųjų pinigų sąskaita yra plačiai naudojama „Imprest“ sistema, kurioje registruojamos nominalios išlaidos. Mažų pinigų sistema yra paprastas ir patogus naudoti metodas, leidžiantis papildyti visas išlaidas. Minėta sistema gali padėti organizacijai įvairiais būdais.
- Organizacijos gali naudoti smulkių kasų sistemą, kad sumažintų klaidas, pašalintų sukčiavimą, kontroliuotų smulkias išlaidas, sumažintų vyresniųjų kasininkų naštą ir dar ne ką.
- Tačiau „Imprest“ sistemos vartotojai taip pat turi žinoti apie daugelį jos trūkumų, pvz., Vagystės, neteisėto turto pasisavinimo, per didelių išlaidų ir pan. Galimybes, ir naudoti tuos pačius veiksmus. Todėl organizacijos turi parengti politiką, nurodančią, kaip reikia elgtis su grynaisiais, kad būtų išvengta susijusių problemų.
