Kas yra trijų krypčių atitikimas?
Trijų krypčių suderinimas yra sąvoka, pagal kurią neteisėtos pirkimo operacijos gali būti stebimos atliekant kryžminį patikrinimą trimis būdais, būtent gaunant užsakymo (pirkimo užsakymo) patvirtinimą, gavus užsakymą ir pateikiant informaciją pateiktos sąskaitos faktūrą. iš skirtingų departamentų, kad būtų pašalinti neteisėti sandoriai ir sustiprinta vidaus kontrolė.
Paaiškinimas
Didelės organizacijos inventorių perka pagal standartinę darbo tvarką pagal organizacijos politiką. Taigi dviguba kontrolė yra būtina norint apriboti neteisėtus sandorius. Tai yra kontrolės priemonė leidžiant galiojančius sandorius. Taikant trijų krypčių procedūrą, daugiausia pirkimai kontroliuojami kryžminiu patikrinimu. Jei bet kuriame veiksme įvyko klaida, suma negali būti priskirta sąskaitai faktūrai, kol klaida nebus pašalinta gavus patvirtinimą ar patikslintą sąskaitą iš tiekėjo. Tai taip pat yra vienas iš rizikos valdymo metodų, nes turi būti kontroliuojama mokėjimo pašaliniams asmenims arba padirbtų sąskaitų rizika. Kartais tai tampa ilga procedūra, tačiau tai yra efektyviausias rizikos valdymo būdas.
Trijų krypčių atitikimo procesas
- Į standartinę pirkimo procedūrą įeina užsakymas, kai atsargos pasiekia pertvarkymo lygį, gavimas, pasiūlymų apdorojimas pirkimo skyriui ir po kurio pirkimo skyrius nuspręs, iš kurio tiekėjo pirkti pagal kainą, kokybę ir reputaciją. tiekėjo pirkimo užsakymą.
- Remiantis pirkimo užsakymu, reikia pirkti. Gavęs pirkimo užsakymą, kvitų užsakymą turi išrašyti atsargų valdymo skyrius, o tada sąskaitą faktūrą pirkimo departamentas turi persiųsti į apskaitos skyrių, kad šis apskaitytų.
- Po to galiausiai pateikiama sąskaita faktūra už leidimą, o po to kasininkui ar grynųjų pinigų skyriui apmokėti tiekėjui.
Čia prieš patvirtindamas mokėjimą mokėjime dalyvaujantis asmuo naudos trijų krypčių atitikties procesą.
Trijų krypčių derinimo procesas apima:
# 1 - Pirkimo užsakymo patikrinimas
Pirkimo skyrius turi patikrinti pirkimo užsakymą, kad patikrintų tiekėjo pavadinimą, datą, kiekį, adresą, mokėjimo informaciją ir sumą.
# 2 - užsakymo kvito patikrinimas
Patikrinęs pirkimo užsakymą, grynųjų pinigų skyrius iš atsargų skyriaus patikrins, ar buvo gautas užsakymas, kad jis atitiktų prekių kiekį, nurodytą sąskaitoje faktūroje ir kurį gavo atsargų skyrius.
# 3 - Patvirtinimas iš Sąskaitų departamento
Patikrinus iš atsargų skyriaus, įrašas turi būti patikrintas sąskaitose, siekiant patikrinti knygose užfiksuotą kiekį ir kiekį.
Jei sąskaita faktūra atitinka visus tris patikrinimo veiksmus, tik mokėjimas turi būti patvirtintas, o sąskaita yra inkasuota.
Trijų krypčių atitikimo pavyzdys
UAB „Pirkimų departamentas“ pateikia užsakymą įsigyti 3000 vnt. Akcijų iš „ABC & Co.“, Meksika. Vieneto kaina yra 100 USD. Užsakymas pateikiamas. Užsakymas buvo gautas, tačiau dėl didelio kiekio sandėlininkas užsakymo gavimo metu netikrino. Tačiau patikrinus buvo nustatyta, kad buvo gauta tik 2850 vienetų, o sąskaita skyriui atiduodama sąskaita faktūra, kuri toliau pateikiama inkasuoti grynųjų pinigų skyriui. Nustatykite trijų krypčių patikrinimo procedūrą?
Sprendimas:
Prieš patvirtindamas sąskaitą apmokėti, asmuo turėtų atlikti šią procedūrą:
1 - Pirkimo departamento patvirtinimas:
Pirkimo užsakymas turi būti patikrintas, ar užsakymas pateiktas pagal pirkimo užsakymą, ar ne. Šiuo atveju derinamas pirmasis trijų krypčių derinimo etapas, ty užsakymas pateikiamas pagal pirkimo užsakymą.
2 - Inventorizacijos skyriaus patikrinimas:
Įgaliotas asmuo surinks skaičius iš inventorizacijos skyriaus. Tokiu atveju gaunama tik 2850 vienetų atsargų, todėl sąskaitos apmokėti negalima. Įgaliotas asmuo nurodys inventorizacijos skyriui ištaisyti tiekėjo sąskaitą.
Tada atsargų skyrius susisieks su ABC & Co įgaliotu asmeniu dėl pataisytos sąskaitos išrašymo. Gavus patikslintą sąskaitą, tą patį reikia pateikti sąskaitų skyriuje, kad būtų galima atlikti taisymus.
3 - Patvirtinimas iš Sąskaitų departamento ar apskaitos dokumentų:
Iš tiekėjo patvirtinus patikslintą sąskaitą, įgaliotas asmuo turi ją patikrinti buhalterinės apskaitos dokumentais, o galiausiai, atlikus veiksmus ir patobulinimus, įgaliotas asmuo patvirtins sąskaitą apmokėti.
Tokiu būdu trumpas kvitas nustatomas ir ištaisomas.
Trijų krypčių derinimo naudojimas
- Trijų būdų derinimo procesas naudojamas didelėse organizacijose.
- Jis taip pat naudojamas ten, kur yra skirtingi skyriai, tvarkantys skirtingas funkcijas.
- Jis naudojamas tais atvejais, kai organizacija užsiima kelių produktų gamyba.
- Jis naudojamas ten, kur atsakomybė priskiriama naujai paskirtiems darbuotojams.
- Jis naudojamas ten, kur dauguma mokėjimų atliekami grynaisiais.
- Jis taip pat naudojamas ten, kur dalyvauja nekvalifikuotas personalas.
Privalumai
Skirtingi pranašumai yra šie:
- Tai užtikrina mokėjimą tinkamam asmeniui pagal galiojančią sąskaitą ir gautų atsargų vertę.
- Tai užtikrina tinkamą organizacijos kontrolę.
- Tai sumažina arba riboja neteisėtus mokėjimus.
- Trimis būdais suderinant grynuosius pinigus, turi būti kontroliuojamas grobstymas.
- Klaidas galima lengvai nustatyti atliekant trijų krypčių derinimo procesą.
- Tai užtikrina, kad ta pati sąskaita nebus sumokėta kelis kartus.
- Procesas skatina atskaitomybę darbuotojams.
- Vykdant trijų krypčių procesą, informacija turi būti patikrinta; taigi ji tampa tikslia informacija ir gali būti naudojama priimant sprendimus ateityje.
Trūkumai
Skirtingi trūkumai yra šie:
- Trijų krypčių derinimas apima daugkartinį patikrinimą ir įvairių dokumentų rinkimą; todėl procesas yra ilgas ir daug laiko reikalaujantis.
- Dėl ilgo proceso ir dėl vėluojančių mokėjimų gali būti pavėluotų mokėjimų ir netesybų tikimybė.
- Tiekėjų santykiai gali būti sugadinti dėl pavėluotų mokėjimų.
- Nuolaidos ankstyviems mokėjimams negali būti taikomos dėl ilgų procedūrų.
Išvada
Trijų krypčių atitiktis yra mokėtinų sumų kontrolės procedūra, per kurią atliekant tris veiksmus mokėtinos sumos patikrinamos. Čia, patikrinant pirmuoju žingsniu, reikia patikrinti užsakymą, tada surinkti ir patikrinti duomenis iš atsargų skyriaus ir galiausiai patikrinti iš apskaitos įrašų. Patvirtinęs visus tris lygius, autorizatorius patvirtina sąskaitą apmokėti. Tačiau ši procedūra yra ilga. Taigi tai užima daug laiko ir tuo pačiu metu negalima pasinaudoti nuolaidomis dėl išankstinių mokėjimų dėl ilgų procedūrų.
